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Ich mache nur einmal Urlaub im Jahr. Dabei versuche ich, meine gesamte freie Zeit an einem Stück zu nehmen, da ich so den größtmöglichen Impact für mich herausholen kann ...
WeiterlesenDie Coronapandemie hat uns gelehrt, dass es immer wieder notwendig werden kann, analoge Zusammenkünfte einzuschränken. Aktiengesellschaften, Genossenschaften, GmbH und Vereine sind jedoch dazu verpflichtet bis zum Ende eines jeden Geschäftsjahres Haupt-, Genossenschafts-, Gesellschafts- oder Mitgliedsversammlungen durchzuführen. Das stellt sie vor die Herausforderung, virtuelle Versammlung durchführen zu müssen.
In diesem Beitrag zeigen wir Dir die Vorteile einer virtuellen Versammlung auf, informieren Dich über die Möglichkeiten sowie gesetzlichen Grundlagen und beschreiben Schritt für Schritt wie ein Full-Service-Anbieter Deine elektronische Versammlung professionell unterstützen kann.
Im Rahmen der Coronakrise wurde das “Gesetz zur Abmilderung der Folgen von COVID-19 im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht” verabschiedet, das rein virtuelle Versammlungen rechtskonform macht. Diese Verordnung behält ihre Rechtsgrundlage absehbar weiter.
Viele Unternehmen haben bereits Erfahrungen damit, Teile von Versammlungen auch online zugänglich zu machen und nutzten diesbezüglich IT-Dienstleister & Live-Streaming-Anbieter. Auch archivieren sie einzelne Reden und Beiträge audiovisuell und stellen diese on-demand zur Verfügung.
Durch DSGVO-konforme Online-Veranstaltungen können wichtige Beschlüsse, z. B. über Kapitalerhöhungen zur Überwindung von Lieferengpässen, auch gefasst werden, wenn analoge Zusammenkünfte nicht möglich sind.
So fand die 67. Hauptversammlung der Lufthansa AG erstmalig rein digital statt. In diesem Rahmen konnten 5 Board-Mitglieder:innen gewählt, Dividenden beschlossen und Gewinne des Fiskaljahres 2019 in die Rücklagen überführt werden.
Mainfilm überträgt virtuelle Versammlungen über deutsche Server. Damit garantieren wir DSGVO-konforme Übertragungen.
Für analoge Präsensveranstaltungen müssen Aufwendungen für Saalmieten, Messebau, Sicherheit, Catering, usw. einkalkuliert werden. Bei virtuellen Veranstaltungen fallen diese Kosten weg. Das Unternehmen Bayer sparte durch eine rein virtuelle Hauptversammlung Kosten in Höhe von 2.5 Millionen €.
Die Durchführung analoger Wahlen, mit der händischen Auswertung von Stimmzetteln, ist relativ aufwendig. Digital organisierte Wahlen können unmittelbar ausgewertet werden – das spart Zeit.
Viele Aktionär:innen befürchten, über digitale Versammlungen wären ihre Rechte nicht gewahrt. Diesbezüglich hat sich der Gesetzgeber über das “Gesetz zur Abmilderung der Folgen von COVID-19 im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht” aber nachhaltig und alle Rechte wahrend für digitale Veranstaltungen geöffnet!
Weiterhin gilt das Frage-, das Stimm- aber auch das Widerrufsrecht.
Teilnehmer:innen können bis zum Vortag einer digitalen Hauptversammlung Fragen einreichen. Der Streaming-Dienstleister bereitet diese für die Veranstaltungs-Moderation auf.
Über einen moderierten Live-Chat können auch spontane Fragen gestellt werden. Der Anbieter sortiert diese im Back Office und spielt sie den Redner:innen in einem für die Zuschauer:innen nicht sichtbaren Chat zu.
Ein Aufsichtsrat entscheidet im Regelfall über Beschlüsse. Bzgl. digitaler Hauptversammlungen hat der Gesetzgeber festgelegt, dass physische Anwesenheiten nicht mehr erforderlich sind. Wichtig bleibt aber die notwendige Dokumentation.
Anträge oder Verweise auf Abstimmungskandidant:innen, die spätestens 14 Tage vor einer Online-Hauptversammlung vorliegen, können nach der „Fiktionslösung“ so behandelt werden, als wären sie während einer analogen Hauptversammlung gemäß § 126f AktG vorgetragen worden.
Dem Vorstand steht es dennoch frei, Fragen mit übereinstimmenden Inhalten zusammenzufassen und gemeinsam zu beantworten. Weiterhin gelten die in § 131 Abs. 3 AktG geregelten Auskunftsverweigerungsgründe.
Im Rahmen der Ermöglichung virtueller Hauptversammlungen hat der Gesetzgeber neue Fristen für Unternehmen und Shareholder:innen gesetzt.
Digital getroffene Beschlüsse sind rechtmäßig und durch den Gesetzgeber gesichert. Anfechtungen dürfen nicht mehr gestützt werden auf:
Hiermit wird dem Missbrauch des Anfechtungsrechts vorgebeugt, Unternehmen können Versammlungen zeitnah einberufen und bleiben rechtskonform handlungsfähig.
Für virtuelle Versammlungen verkürzt sich die Einberufungsfrist bis auf 21 Tage. Diesbezüglich gilt:
Beschlüsse sollen auch bei Genossenschaften elektronisch und schriftlich gefasst werden können. Ähnlich wie Aktengesellschaften kann der Vorstand einer Genossenschaft, mit Zustimmung des Aufsichtsrats, Abschlagszahlungen durchführen.
Des Weiteren sollen Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder bis zur Abwahl in ihrem Amt bleiben.
Vereinsmitglieder:innen mussten bisher, gemäß §32 BGB, bei Mitgliederversammlungen präsent sein, um ihr Stimmrecht ausüben zu dürfen. Durch das neue “Gesetz zur Abmilderung der Folgen von COVID-19 im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht” wird festgelegt, dass virtuelle Mitgliederversammlungen möglich sind. Mitglieder:innen können zudem ihre Stimmen, im Vorfeld, per Brief, E-Mail oder Fax abgeben.
Gemäß § 48 GmbHG mussten Beschlüsse bisher in Präsenz-Veranstaltungen getroffen werden. Digitale Gesellschafter:innen-Versammlungen waren nur in Ausnahmefällen möglich.
Im Rahmen der Vertragsfreiheit können GmbH aber Online-Beschlussfassungs-Modalitäten rechtskonform regeln, ggf. sogar im Umlaufverfahren!
Neuerungen durch das “Gesetz zur Abmilderung der Folgen von COVID-19 im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht”:
So können digitale Gesellschafterversammlungen als rechtmäßig in Satzungen verankert werden.
Unsere Expertise liegt in der Video- und Filmproduktion. Um für unsere Kund:innen eine virtuelle Konferenz professionell durchführen zu können, arbeiten wir mit Partner-Unternehmen zusammen, um alle notwendigen Qualitäten einbringen zu können.
Unsere Partner können das Einladungs- und Anmeldemanagement und die Plattform stellen. Wir, die Mainfilm Filmproduktion Frankfurt, können die Live-Streaming-Produktion und die On-Demand-Bereitstellung des Contents übernehmen. Du wärst von all dem entlastet.
Eines unserer Partner-Unternehmen lädt potentielle Teilnehmer:innen, entsprechend Deiner Liste, rechtzeitig zur Veranstaltung ein und kommuniziert einen Link zur Anmeldung und einen persönlichen Login-Code. Über das Anmeldeverfahren können auch zuvor definierte Daten abgefragt, Vertreter:innen benannt und Dokumente und Statistiken zum Download bereitgestellt werden. Des Weiteren können für die Versammlung nützliche Inhalte zum Download bereit gestellt und statische Informationen zur Versammlung angezeigt werden.
Um ein Wahlrecht per Handy ausüben zu können, müssen die Personendaten mit der Handynummer validiert werden.
Abstimmungen erfolgen anonymisiert über SMS-Abstimmungs-Token, wobei Stimmen-Gewichtungen automatisiert berücksichtigt werden.Die Abstimmung später bleibt trotzdem anonym.
Für Wahlen wird ein virtueller Wahlzettel hinterlegt. Die validierten Abstimmungs-Token werden aus dem Einladungs- und Anmeldemanagement exportiert und in „Wahlkabinen“ hochgeladen.
Vor einer realen Abstimmung wird eine Testwahl durchgeführt, um herauszufinden, ob alles reibungslos funktioniert. Letztendlich muss die Wahlleitung das Verfahren abnehmen.
Lade eine Vorstands-Rede vorab im Internet hoch, sodass sich Teilnehmer:innen online dazu äußern können. Bezüglich der Umsetzung einer entsprechenden Interaktionsmöglichkeit beraten wir Dich gerne.
Beiträge von Aktionär:innen einzelnen Tagesordnungspunkte können wir über ein Video aufbereiten.
Eine Online-Plattform bietet zusätzliche Frage- und Interaktionosoptionen im Vorfeld einer virtuellen Hauptversammlung.
TEILNEHMER:INNEN EINE ONLINE-VERSAMMLUNG:
Weiterhin ist es Aktionär:innen möglich, spontane Fragen zu stellen und interaktiv auf das Geschehen einzugehen. Unsere Produktion setzt bei einer virtuellen Versammlung auf zwei Vorgehensweisen zur digitalen Fragenbeantwortung.
Für einen professionellen Online-Auftritt Deines Unternehmens brauchst Du qualitativ hochwertige Ton- und Bild-Übertragungen. Hier solltest du auf Profis setzen!
Für DSGVO-konforme Übertragungen greift Mainfilm ausschließlich auf deutsche Server zurück.
Zu Beginn einer Produktion stellt sich die Frage, von wo eine Versammlung übertragen werden soll. In Frage kommen eigene Räumlichkeiten oder externe Orte. Bei Bedarf bieten wir Dir ein professionelles Studio, gerne mit Hintergründen in Deinem Corporate-Design, an.
Bei einer Kameraübertragung ohne Studio können wir unterschiedliche Hintergründe oder Videos zeigen, die eine virtuelle Hauptversammlung abwechslungsreicher machen.
Sollten wichtige Akteur:innen nicht an einem gemeinsamen Ort zusammenkommen können, bieten wir professionelle Remote-Produktionen an, über die wir qualitativ hochwertige Übertragungen, auch ohne Technik-Team vor Ort, garantieren können.
Mainfilm ermöglicht interaktive Teilnahmen an virtuellen Hauptversammlungen durch Zuschaltungen, wie es in einigen europäischen Ländern bereits Standard ist. Dabei empfehlen sich zweigeteilte Abbildungen mit der Darstellung der aktuellen Sprecher:in und der gleichzeitigen Visualisierung von Vortragsfolien.
Bezüglich der optimalen Technik richten wir uns, budgetorientiert, nach den individuellen Anforderungen.
Als Live-Streaming-Anbieter nutzen wir generell Arri-Amira-Kameras. Diese werden auch für Kino-Produktionen verwendet und bieten den Vorteil einer simultanen Farbanpassung während einer Übertragung. Der Stream erhält so einen schönen Look und Schlüsselpersonen eines Unternehmens können im besten Licht erscheinen.
Damit eine Live-Streaming-Übertragung reibungslos und störungsfrei funktioniert, können wir diese beim Upload mit drei unabhängigen Internetlösungen sichern:
Zusätzlich kann unser Übertragungs-Wagen, in dem mobile Regietechnik verbaut ist, auch in einem Worst-Case-Szenario durch Notstrom-Aggregate versorgt werden.
In der Regel empfehlen wir den Einsatz von drei Kameras, damit ein Geschehen dynamisch und kurzweilig abgebildet werden kann.
1. Kameraeinstellung:
Eine Kamera sollte die Totale und somit alle Szenerie-Beteiligten einfangen.
2. Kameraeinstellung:
Aktuelle Redner:innen sollten in einer Halbnahen, d. h. mit dem gesamten Oberkörper gezeigt werden.
3. Kameraeinstellung:
Um Emotionen besser abbilden zu können, sollten aktuelle Redner:innen auch über eine Nahe gezeigt werden.
Bei Bedarf können wir, über simultane Remote-Übersetzungen, auch multilingual und über Live-Untertitelungen auch barrierefrei übertragen.
Für internationale Teilnehmer:innen können wir auch Tonspuren in allen gewünschten Sprachen, die parallel abgespielt werden können, bereitstellen.Wir stellen auch Tonspuren in allen gewünschten Sprachen, die parallel abgespielt werden können, für internationale Teilnehmer bereit.
Die Remote-Video-Produktion erlaubt professionelle Aufnahmen und Live-Streamings, ohne Filmteams vor Ort. Redeanteile Verantwortlicher können auf diese Weise professionell und ohne Qualitätsverluste, wie sie klassische Zoom-Meetings mit sich bringen, zugeschaltet werden.
Mainfilm bietet professionelle Remote-Produktionen von jedem Ort der Welt an. Um diese mit uns umzusetzen benötigst Du keine Vorerfahrung mit Video-Kameras, Du benötigst nur einen Internetanschluss.
Mainfilm versendet das Technik-Setup per Post an den Ort, an dem es eingesetzt werden soll. Den Aufbau begleitet ein Support-Techniker, per Live-Video über eine App, Schritt für Schritt.
Beispielhafte Anleitung für den Technik-Aufbau für eine Remote-Live-Streaming-Produktion:
1. Montiere die Kamera auf das Stativ.
2. Stecke das Stromkabel in die Steckdose.
3. Verbinde das BNC-Kabel mit dem Streaming-Modul.
4. Für die Verbindung mit dem Internet schließe das Lan-Kabel an das Streaming-Modul an.
5. Verbinde das Streaming-Modul durch das USB-Kabel mit dem Laptop.
Für eine gute Tonqualität liefern wir Dir auch professionelle Ansteckmikrofone.
Je nach Preisvorstellung kannst Du zwischen folgenden Kameras wählen:
Sobald die Kamera mit dem Streaming-Modul verbunden ist wird das Signal in unsere Remote-Regie übertragen. Wir prüfen dann das Kamerabild und unser Technik-Support führt ggf. Anpassungen durch.
Aus der Regie heraus können wir, während Deiner Übertragung, nach Bedarf Power-Point-Präsentationen, Grafiken und zusätzliche Videos einfügen.
Während Du Deinen Vortrag hältst, kümmert sich unter Technik-Support um die reibungslose Übertragung in bester Bild- und Tonqualität.
Sebastian Knoll
Sebastian Knoll ist Geschäftsführer der Videoproduktion & Filmproduktion Mainfilm. Durch seine langjährige Erfahrung in der Video- und Live Streaming verfügt er über Top-Wissen zu Themen rund um Video, Marketing und Live Streaming.Ich mache nur einmal Urlaub im Jahr. Dabei versuche ich, meine gesamte freie Zeit an einem Stück zu nehmen, da ich so den größtmöglichen Impact für mich herausholen kann ...
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