ONLINE VERANSTALTUNGEN - Planung und Umsetzung
Du kannst, aufgrund der Corona-Situation, keine oder nur eingeschränkte physische Veranstaltungen durchführen? Dann setze auf Online-Event! In diesem Artikel erklären wir Dir, wie kinderleicht es ist, Deine Wunschveranstaltung online zu veranstalten – nicht nur in Corona-Zeiten!
In diesem Artikel erfährst du:
- Welche Vorteile/Möglichkeiten virtuelle Events haben
- Welche Arten virtueller Events es gibt und welche Tools eingesetzt werden können
- Wie eine digitale Veranstaltung abläuft und worauf Du achten solltest
VORTEILE EINES VIRTUELLEN EVENTS
Physische Veranstaltung vs. Virtuelle Veranstaltung
Kommt eine physische Veranstaltung dagegen überhaupt noch an?
Reise- und Übernachtungskosten fallen weg.
Reisezeiten fallen weg und Arbeitszeiten können produktiver, z. B. zur Zielgruppen-Maximierung, eingesetzt werden.
Durch die gewonnene Zeit bietet sich Deinem Unternehmen die Option, präziseren Fokus auf die Zielgruppe zu legen, um dadurch das Angebot besser auf die Nachfrage abzustimmen und eine Kundenaquise durchzuführen.
Durch den Umstieg auf virtuelle Events machst Du den ersten Schritt zur Digitalisierung Deiner Veranstaltungen. Schreite mit einem fortschrittlichen Beispiel voran und reformiere Dein Angebot. Virtuelle Veranstaltungen, z. B. entsprechende Hauptversammlungen, bieten den großen Vorteil, dass sie relativ preisgünstig sind, dass nicht alle Beteiligten an Ort und Stelle sein müssen und dass Entscheidungsprozesse vereinfacht werden.
hilfreiche Tools für ein erfolgreiches online Event
Das Interesse Deiner Teilnehmer:innen kann auf unterschiedliche Arten und Weisen geweckt werden. Dabei ist die Einbindung technischer Hilfsmittel jedoch wesentlich. Durch die Virtualisierung von Veranstaltungen ergeben sich auch interaktive Möglichkeiten, für die unterschiedliche Tools bedeutsam sind aber auch die Wahl der richtigen Kamera:
Technische Mittel sind wesentlich für eine erfolgreiche Online-Veranstaltung. Über verschiedenste Tools und Features kannst Du Deine Veranstaltung interaktiv und ganz nach Deinen Vorstellungen gestalten:
- Eine Plattform in Deinem Corporate Design
- Eine Anmelde-Maske mit Double-Opt-in-Verfahren und einer Datenerfassungs-Funktion
- Ein LIVE-Polling-Tool mit individuell gestaltbaren Grafiken
- Eine Erinnerungs-Mailing-Aktion für Deine Online-Veranstaltung
- Automatisierte Bestätigungsmails mit Kalender-Eintrags-Funktion und Links zur Online-Veranstaltung
- Telefon- und Online-Support für Teilnehmende
- DSVGO-konforme Datenverarbeitung
- Möglichkeit geheimer Chats (z. B. für Regieanweisungen)
- Ein Q & A-Tool zum redaktionellen Moderieren von Teilnehmer:innen-Themen.
- Einen Broadcast-Technik-Versand und einer Aufbau- und Steuerungsbegleitung per App
- Eine reibungslose Einbindung von Powerpoints und Videos
- Die Möglichkeit, mehrere Konferenzen zusammen zu schalten
- Ein öffentliches Chat-Tool für Teilnehmer:innen
- Die Möglichkeit, ein Livebild zeitverzögert zu senden (Havarie-Szenario)
- Remote-Dolmetschen
- Die Möglichkeit, mehrere Konferenzen simultan zusammenzuschalten
- Eine skalierbare Technik
- Die Möglichkeit, Dokumente zu teilen, zu downloaden und diese zu bearbeiten
- Individuell konfigurierbare Teilnahme-Zertifikate
- Die Gelegenheit, Teilnahmegebühren zu erheben (Online-Zahlungs-System und automatisierte Rechnungsstellung)
- Parallele Einbindung in Diskussionen, Fragerunden und Feedbackgesprächen, per Webcam oder Smartphon-Schalte mit Rückkanal, von bis zu 16 Personen, ohne die Notwendigkeit einer Softwareinstallation
Eine informative Studie zu Online-Konferenzen
Viele Event-Veranstalter:innen fragen sich, ob ein virtuelles Event erfolgreich sein kann und welche Aspekte für Zielgruppen wesentlich sind.
Felix Beilharz hat untersucht, inwieweit sich die Zahlungsbereitschaft für die Teilnahme an virtuellen Events im Vergleich zur Zahlungsbereitschaft für die Teilnahme an analogen Veranstaltungen unterscheidet. Weiterhin hat er Vor- und Nachteile beider Formate herausgearbeitet.
Diesbezüglich befragte Herr Beilharz, von Mai bis Juni 2020, 319 Menschen online nach ihrer Haltung zu virtuellen Events und danach, welche Aspekte Online-Events attraktiv machen würden.
Im Säulendiagramm ist eine Zusammenfassung der Befragungsergebnisse bzgl. angenommener Vorteile virtueller Events abgebildet. 72 % der Befragten gaben „Zeitersparnis“ als wesentlich an. 35 % benannten „Kostenersparnis“ und 31 % „Flexibilität“. Weitere genannten Punkte waren Aufzeichnungsmöglichkeiten eines Events, eine größere Fokussierungsmöglichkeit auf Inhalte, Bequemlichkeit und Umweltschutz.
In einer Infografik listet Felix Beilharz alle Aspekte auf, welche die Befragten als wichtig erachten. Der Kostenfaktor ist dabei am wesentlichsten. Demnach würden geringere Zugangskosten Anreize zur Teilnahme schaffen. Auch kostenfreie Zugänge würden viele Befragte sehr begrüßen. Weiterhin waren den Befragten Interaktions-Möglichkeiten über technische Tools wichtig. Darüber hinaus würden die Befragten es sehr schätzen, wenn Aufnahmen im Nachhinein on-demand verfügbar wären.
Resultierend aus der Befragung – was müssen Veranstalter:innen beachten?
Voraussetzungen für einen erfolgreichen Ablauf einer Online-Veranstaltung
ONLINE-EVENTS IN IHRER UNTERSCHIEDLICHKEIT
Virtuelle Events sind vielfältig – nachfolgend erfährst Du mehr über unterschiedliche Formate:
Bei einer Hybrid-Veranstaltung findet ein Teil des Events vor einem kleinen Publikum statt. Dieses Veranstaltungsformat kann demnach als eine Mischform verstanden werden, da sie die virtuelle Form mit einer Präsenzveranstaltung kombiniert.
Bei dieser Form der Ausführung werden Zuschauer:innen online hinzugeschaltet, oder sie erhalten die Option, einen Live-Stream mitzuverfolgen.
Bei Web-Seminaren handelt es sich um Online-Veranstaltungen mit der Möglichkeit Fragen zu stellen und Fragen zu beantworten, an denen Lernende aus aller Welt teilnehmen können. In der Regel dauert eine solche Veranstaltung maximal 90 Minuten.
In Online-Konferenzen haben Teilnehmer:innen die Möglichkeit, mit Hilfe unterschiedlicher Tools (z. B. virtuelle Gruppenräume, Möglichkeiten, Dokumente in Echtzeit zu teilen) miteinander zu interagieren.
Gerne beraten wir Dich im Vorfeld Deiner geplanten Online-Veranstaltung. Im Rahmen Deines Budgets können wir verschiedenste Kameras (GoPro bis Arri-Alexa-Mini) einsetzen und auch weitere Produkte kalkulieren.
Jetzt geht’s ans Eingemachte. Beginnen wir damit, was Du bei der Planung einer Online-Veranstaltung beachten solltest.
Virtuelle Events organisieren
Folgende Fragen können Dich durch den Planungsprozess leiten:
- Handelt es sich um ein virtuelles Event, welches öffentlich und demnach grundsätzlich offen sein soll?
- Handelt es sich um ein einmaliges Online-Event oder soll es öfter stattfinden?
- Welche Funktionen müssen Tools erfüllen?
- Wie lange soll die Übertragung Deiner virtuellen Veranstaltung dauern?
- Soll Dein Live-Content im Nachhinein, z. B. für Marketingzwecke, auch on-demand zur Verfügung stehen?
- Soll das virtuelle Event auch in Fremdsprachen übertragen werden?
- Welche Teilnehmer:innen-Daten sollen erfasst und wie sollen diese aufbereitet werden?
die Chronologie einer virtuellen Veranstaltung
PLANUNG, ABLAUF UND ABSCHLUSS DEINER ONLINE-VERANSTALTUNG
Der Verlauf eines virtuellen Events ist natürlich nicht zu vergleichen, mit dem einer Präsenzveranstaltung. Demnach sind selbstverständlich auch unterschiedliche Aspekte zu berücksichtigen. Im vorherigen Absatz wurden schon wichtige Ansatzpunkte geäußert, die es zu beachten gilt, sodass Dein Event für zu Hause ein voller Erfolg wird.
WAS ZEICHNET EINE ERFOLGREICHE ONLINE-VERANSTALTUNG AUS?
Nutze die Tools, die wir Dir zur Verfügung stellen; und beziehe Dein Publikum interaktiv ein.
Eine gute Struktur ist die halbe Miete, Veranstaltungen müssen einen roten Faden haben, damit das Publikum am Ball bleibt.
Für ein erfolgreiches Event ist eine gute Arbeitsteilung wesentlich; dafür stehen wir Dir zur Verfügung.
Eine Veranstaltung sollte positiv im Gedächtnis bleiben, vor allem, wenn Du weitere Events beabsichtigst.
Eine gute Online-Veranstaltung sollte vielseitig und abwechslungsreich sein, zumal wenn Du eine entsprechende Veranstaltungsreihe als Format etablieren möchtest.
Durch die digitale Einbindung Deiner Veranstaltung kannst Du nicht nur unmittelbares Feedback erhalten; auch Click-Zahlen und Verweildauern können sofort erfasst und analysiert werden. Auf diese Weise kannst Du Events immer besser an die Bedürfnisse Deiner Zielgruppe ausrichten.
Sebastian Knoll, Gründer und Geschäftsführer der Mainfilm-Produktionsfirma erklärt, wie vielfaltig der Spielraum von Online-Events ist und wie einfach das Diskutieren, Interagieren und Präsentieren auf digitalen Netzwerken funktioniert:
WAS BEREITS ONLINE MÖGLICH IST
Netzwerken ist bereits vollumfänglich online möglich. Digital können sowohl Einzel- als auch Gruppengespräche geführt werden. Dies können wir in Deinem Sinne steuern.
Unterschiedliche Personengruppen können in unterschiedlichen Räumen miteinander kommunizieren; auch Raumwechsel sind grundsätzlich möglich. Der Zugang zu Räumen kann, über Verschlüsselungen, auch nur geladenen Gästen ermöglicht werden.
Die Interaktionen können über kuratierte Chats, Q&A´s, oder Abstimmungsfunktionen stattfinden und in Echtzeit aktualisiert werden.
Teilnehmer:innen können sich auch für Panels und Workshops anmelden, um sich dann per WebCam oder über ein professionelles Setup, dass wir Dir zur Verfügung stellen können, dazu zu schalten.
Durch die digitale Einbindung Deiner Veranstaltung kannst Du nicht nur unmittelbares Feedback erhalten; auch Click-Zahlen und Verweildauern können sofort erfasst und analysiert werden. Auf diese Weise kannst Du Events immer besser an die Bedürfnisse Deiner Zielgruppe ausrichten.
Für einen reibungslosen Ablauf Deiner Veranstaltung überprüfen wir am Vortag Deines Events die komplette Technik. Die Veranstaltung selbst begleiten wir über unsere Regie permanent.
Unabhängig davon, ob Du einen Livestream, ein Online-Seminar oder eine Online-Konferenz planst, die Virtualisierung Deines geplanten Events lässt sich nach Deinen Vorstellungen umsetzen.
Bist Du interessiert? Dann gibt es nur noch ein paar Kleinigkeiten zu beachten.
Eine verschriftliche Anleitung zum Aufbau des Technik-Setups für eine Remote-Live-Streaming-Produktion findest Du auch in unserem Blogartikel.
In diesem Video erklären wir Dir, wie einfach ein digitales Event umsetzbar ist:
ZUSAMMENFASSUNG des online event guides
DEINE VORTEILE BEIM UMSTIEG AUF ONLINE-VERANSTALTUNGEN
- Zeit- und Kostenersparnis für Dein Unternehmen
- Größere Reichweite Deiner Events
- Innovative und nachhaltige Ausrichtung deiner Events
Was ist ein virtuelles Event?
Ein virtuelles Event kann ein Live-Stream, eine Online-Veranstaltung, eine Videokonferenz oder eine Hybrid-Veranstaltung sein.
ELCHE VORTEILE BIETEN ONLINE-VERANSTALTUNGEN?
Die wichtigsten 10 Vorteile sind:
- Kostenersparnisse
- Zeitersparnisse
- Flexibilität
- Schonung der Umwelt
- Eine unbegrenzte Anzahl von Teilnehmer:innen
- Innovation und Nachhaltigkeit
- Viele technische Tools für eine optimale Ausgestaltung
- Zielgruppen-Maximierung
- Weiterverwertungsmöglichkeit aufgezeichneten Contents
- Größerer Komfort
WAS IST FÜR EIN ERFOLGREICHES ONLINE EVENT WESENTLICH?
- Eine gute Vermarktung Deines Online-Events. Diesbezüglich ist eine gut strukturierte Eventwebsite hilfreich.
- Ein gut organisierter Ablauf nach einem professionellen Zeitplan.
- Die richtigen technischen Tools, abgestimmt auf die Bedürfnisse Deiner Zielgruppe (Interaktivität; digitale Räume; Möglichkeit, Dokumente zu teilen, usw.).
Was gilt es danach zu beachten?
Nutze Feedback-Funktionen und denke darüber nach, ob und wie Du Aufzeichnungen on-demand, z. B. zu Marketingzwecken, zugänglich machen möchtest.
Interesse geweckt?
Sollten wir Dein Interesse geweckt haben und möchtest Du mehr darüber erfahren, was Mainfilm Dir bieten kann? Dann Setze Dich gerne mit uns in Verbindung.
Gerne senden wir Dir auch audio-visuelles Material erfolgreich umgesetzter Online-Events zu.
Durch den Umstieg auf virtuelle Veranstaltungen bist Du immer corona-konform und beschreitest einen innovativen und nachhaltigen Weg.
Wir sind sehr offen für Deine Ideen und Anforderungen! Bitte nimm über info@mainfilm.tv Kontakt zu uns auf. Gerne gestalten wir Deine nächste Online-Veranstaltung mit Dir!
