Hybrid Event: Tipps zur Planung und Umsetzung Ihres Events
In diesem Artikel erfahren Sie:
- Was ist ein Hybrid Event?
- Die Vorteile eines Hybrid Events
- Die Herausforderungen der digitalen Umsetzung
- Die erfolgreiche Umsetzung Ihres Hybrid Events
- Wie die Leistungen von Mainfilm Sie bei der Umsetzung unterstützen
INHALT
Hybrid Events existieren schon einige Jahre, doch wegen der Corona Pandemie ist das Thema aktueller denn je. Durch Social Distancing, verknappte Budgets und dem erneuten Aufbäumen der Umweltdebatte bedarf es einer Innovation der Veranstaltungsbranche.
Daher stellt sich die Frage, in welche Richtung sich die Zukunft der Eventbranche entwickelt.
Gerade Veranstalter von Großveranstaltungen wie u.a. Messen, Festivals und Kongressen werden von jetzt an einen digitalen Zugang zu ihrem Event implementieren müssen, um ähnliche Situationen zu vermeiden. In diesem Kontext tauchen immer wieder die Begriffe Hybrid Event und Hybrid Veranstaltung auf. Doch was ist das genau?
Was ist ein Hybrid Event?
Im Grunde ist die Bedeutung des Worts Hybrid Event selbsterklärend:
Hybrid (Gebündeltes, Gekreuztes oder Vermischtes) + Event (eng. Veranstaltung)
Die Definition eines Hybrid Events (syn. Hybrid Veranstaltung) wäre also im Allgemeinen das Kreuzen verschiedener Veranstaltungsformen. Doch seit der Corona Pandemie beschreibt eine hybride Veranstaltung vermehrt eine ganze spezielle Form des Events, welches sich in der wirtschaftswissenschaftliche Definition des Wortes widerspiegelt. Demnach ist ein Hybrid Event ein physisches Ereignis, welches durch die Implementierung einer digitale Infrastruktur erweitert wird.
Doch ist ein echtes Hybrid-Event mehr als das Übertragen eines Livestreams. Bei einer hybriden Veranstaltung nutzen wir moderne Technik, um dem Online-Publikum eine Erfahrung zu bieten, die möglichst nah an der physischen Teilnahme ist.
Das bedeutet für Sie konkret, dass Teile Ihrer Live-Veranstaltungen digitalisiert werden, um so eine größere Zielgruppe zu erreichen, die nicht vor Ort sein kann. Hybrid Veranstaltungen verbinden somit die soziale Komponente eines Live Events mit den technischen Möglichkeiten einer virtuellen Veranstaltung.
Beispielsweise kann ein Veranstalter nur die wichtigsten Personen und lokale Teilnehmer und Präsentatoren aus der Region einladen und die Vorträge für die breite Masse online mit einem Stream zugänglich machen. Damit Sie sich besser vorstellen können, wie sich so ein hybrides Event gestaltet, stellen wir Ihnen gerne ein Beispiel vor.
...ein gutes Beispiel für ein Hybrid Event…
Um eine solche Veranstaltung erfolgreich umzusetzen, braucht es ein ganzheitliches Konzept mit Zielen, Umsetzungsstrategien und angepassten Inhalten. Eine Agentur kann dabei helfen, sowohl die Präsenz-Ebenen, als auch die digitale Umsetzung vollkommen zu entfalten, um allen Teilnehmern Zuhause und vor Ort ein echtes Happening zu bieten. Ein gutes Beispiel hierfür ist das Event des TAB e.V. in diesem Jahr:
Seit 2015 veranstaltet der frankfurter TAB e.V. jährlich ein künstlerisches Evnt im berühmten Bahnhofsviertel. Doch durch die Kontakt-Beschränkungen für das Jahr 2020 musste das Open-Air maßgeblich verändert werden. Um in Übereinstimmung mit den Corona Richtlinien zu bleiben, nahm die Initiative für Künstler kreative Änderungen vor und veranstaltete das hybride “Local Heroes-Festival” :
Der Livestream wurde um vorproduzierte Inhalte angereichert, um eine hohe Qualität zu gewährleisten.
- Weniger Teilnehmer konnten aufgrund der Kontakt-Beschränkungen vor Ort beisammen sein. Um dennoch möglichst viele Zuschauer zu erreichen, verteilte der TAB e.V. die Veranstaltung über ganz Frankfurt und Online. An verschiedenen Standorten wurde das Festival gestreamt und zugleich Online bereitgestellt. Ohne die digitale Infrastruktur wäre die Dezentralisierung des Events nicht möglich gewesen.
Aufgrund der besonderen Situation wurde der Fokus der Veranstaltung für dieses Jahr verändert. Die Veranstalter wollten Danke sagen und nutzen dafür verschiedene Wege online und vor Ort.
Warum gerade jetzt ein hybrid Event?
Bis März 2020 fand die Event- und Veranstaltungsbranche hauptsächlich im persönlichen Kontakt statt. Soziale Interaktion auf Events war selbstverständlich. Doch mit dem Auftreten von Covid-19 kamen Kontakt-Beschränkungen, auf die viele nicht vorbereitet waren. Es mussten spontan Lösungen gefunden werden und so entschlossen sich manche Veranstalter für die einzig verbleibende logische Möglichkeit: die Veranstaltung eines virtuellen Events.
Es wurde mit verschiedenen Möglichkeiten der Interaktion experimentiert, um herauszufinden, was ein wahres Happening für einen digitalen Teilnehmer ausmacht.
Mit den gesammelten Erfahrungen sollen wir jetzt die Zukunft der Veranstaltungsbranche gestalten. Denn durch Social Distancing steigt unser Verlangen nach sozialer Interaktion. Auf lange Sicht ist undenkbar, Events vollkommen ohne Präsenz zu veranstalten. Doch ist aktuell noch unklar, wie lange Präsenzveranstaltungen nur unter speziellen Auflagen mit Hygienekonzepten durchführbar sind und wie sich die Kontakt Beschränkungen in der nahen Zukunft verändern werden.
Eine große Unsicherheit, die eindeutig für einen digitalen Zugang zu Ihrem Event spricht. Warum also nicht das Beste der beiden Veranstaltungsformen verbinden? Eine Hybrid-Veranstaltung ist die Lösung. Aber auch nach der Corona Krise behalten hybride Events weitere Vorteile.
Die Vorteile eines Hybrid Events
Durch die Möglichkeit, bequem von Zuhause aus einer Veranstaltung beizuwohnen, sind weniger Geschäftsreisen notwendig, was nicht nur das Budget, sondern auch die Umwelt schont.
Innovative Konzepte und neue Wege erregen Aufmerksamkeit, auch bei der Presse.
Früh ein Vorreiter mit einem Hybrid Event zu sein, lohnt sich. Aktuell ist die Konkurrenz innerhalb der Eventbranche schwach. Wenig kann überhaupt stattfinden. Seien Sie eines der Events, das bleibt.
Es lässt sich schnell und spontan auf Änderungen reagieren, ohne die ganze Veranstaltung zu gefährden.
Erweiterung der Reichweite über physische und geographische Grenzen hinaus ► Maximierung der Teilnehmergruppe.
Die Obergrenze für Veranstaltungen wird über die Grenzen der Veranstaltungsfläche angehoben werden. Online zählen auch die Corona Hygienemaßnamen nicht, weswegen mehr Anmeldungen möglich werden.
Viele Live Momente brauchen keine 1:1 Übersetzung im digitalen Raum. Durch Analyse-Daten können die Maßnahmen auch evaluiert werden, um die Veranstaltung kontinuierlich zu verbessern.
Weniger Präsenz-Gäste bedeuten eine kleinere Location. Außerdem muss die Veranstaltung durch die Möglichkeit weltweit an dem Event teilzunehmen nicht auf Tournee gehen.
Die zuvor erwähnten Analyse-Daten können außerdem dazu genutzt werden, um Inhalte zu personalisieren.
Unentschlossene Teilnehmer können vorerst virtuell teilnehmen, ohne die Verbindlichkeit einer Geschäftsreise einzugehen. So können Sie potenzielle Kunden für die Zukunft gewinnen und eine langfristige Kundenbeziehung aufbauen.
Die Herausforderungen der digitalen Umsetzung
Für jede Herausforderung gibt es eine Lösung, damit diese nicht zum Nachteil Ihres Events wird.
Aufmerksamkeitsspanne
Es wurde immer wieder beobachtet, dass die Aufmerksamkeit online schneller abnimmt, wenn die Veranstaltung nicht immersiv genug ist.
Um der geringen Aufmerksamkeitsspanne online entgegenzukommen, werden neue Formate benötigt, die engaging und kurzweilig sind. Der Teilnehmer muss integriert werden und durch Interaktion an den Content gebunden werden.
Exklusivität
Ein potenzieller Online-Teilnehmer möchte den Mehrwert des teilnehmenden Netzwerks erkennen. Dafür muss die Exklusivität des Events erhalten werden.
Ein gutes Konzept für das Guest Management kann die Exklusivität Ihres Events garantieren. Log-In-Verfahren mit zweistufiger Verifikation gewährleisten zusätzliche Sicherheit, wenn das Event nur einer ausgewählten Gruppe zugänglich sein soll.
Kontakt
qualität
Die fehlenden Ebenen der Kommunikation erschweren die Kommunikation und können zu Missverständnissen führen. Die Gesprächsqualität und damit der Wert der Interaktion wird dadurch in Frage gestellt.
Um die Qualität des Kontakts zwischen Präsenz- und Remote-Teilnehmern zu verbessern, müssen Gesprächsrahmen geschaffen werden, die einen Mehrwert bieten. Eine gute Vorbereitung ist hier der Schlüssel zu bedeutungsvollen Gesprächen. Mit guter Videotechnik können Gespräche socially-distant und trotzdem Face-to-Face stattfinden.
positiver ROI
Durch die oft hohen Investitionskosten zu Beginn stellt sich die Frage, ob sich ein Hybrid Event auch für kleinere Events lohnt.
Das Investment in hybride Veranstaltungen erscheint im ersten Moment hoch, da noch keine Konzepte vorhanden sind und die digitale Infrastruktur fehlt. Doch ist der erste Schritt überwunden rechnet sich das hybrid Event schnell.
TIPP
Ein Dienstleister kann zum einen die Konzeption übernehmen und zum anderen die digitale Infrastruktur bereitstellen. Dadurch muss Technik nicht gekauft werden und die Experten ermöglichen einen reibungslosen Ablauf.
Die erfolgreiche Umsetzung Ihres Hybrid Events
Um ein Hybrid Event erfolgreich durchzuführen, müssen Sie zwei Ebenen betrachten: die Planung und die Umsetzung.
Hybrid Events planen
Der erste Schritt zum eigenen Hybrid Event ist die Konzeption. Das Konzept bildet die Grundlage zur Umsetzung einer erfolgreichen Hybrid Veranstaltung. In dieser Phase machen wir uns Gedanken darüber, was wir Ihren Teilnehmern bieten können und wie wir aus ihrem Event ein immersives Erlebnis erschaffen.
Mit der Konzeption kommt die Innovation und für jeden Anwendungsfall gibt es Wege zur Umsetzung in eine Hybrid Veranstaltung. Das kreative Zusammenspiel zwischen Agentur und Veranstalter kann hier dazu beitragen, diese Wege zu finden und gemeinsam zu gehen.
Um ein kreatives Konzept erarbeiten zu können, müssen Sie sich ein paar Fragen zur Umsetzung stellen, die notwendig sind, um die Rahmenbedingungen der Veranstaltung zu klären.
Welche Anforderungen haben Hybrid Events?
- In welchem Umfang und auf welcher Plattform wird Ihr Event stattfinden?
- Wie bieten wir Teilnehmern die Möglichkeit, teilzuhaben, zu interagieren und gemeinsam neues zu Erschaffen?
- Aus welchen Formaten baut sich die Veranstaltung auf?
- Wie ermöglichen wir das Networking von Teilnehmern vor Ort und Zuhause?
- Wodurch erschaffen wir die gewohnte Handlungsfreiheit einer Präsenzveranstaltung?
- Wie exklusiv muss die Veranstaltung werden?
Hybride Events organisieren
Nachdem das Konzept erstellt wurde, kommt der nächste Schritt: Die Umsetzung. Um ein Hybrid Event erfolgreich umzusetzen, muss viel organisiert werden. Je nach Konzept müssen Inhalte vorproduziert, eine digitale Infrastruktur am Veranstaltungsort implementiert und Hygienekonzepte umgesetzt werden.
Deshalb teilt sich die Vorbereitung in die Bereiche Live-Communication und Online-Communication.
Im Bereich der Live-Communication sollten kreative Wege gefunden werden, um die erforderlichen Hygienemaßnahmen einzuhalten. Eine Live-Kommunikationsagentur kann oftmals dabei helfen, mit den speziellen Anforderungen während der Corona Pandemie stilsicher umzugehen.
Für die Online-Communication ist eine Agentur wie Mainfilm da, die eine digitale Infrastruktur am Veranstaltungsort etablieren kann und die Regie im digitalen Raum übernimmt, damit Sie sich vollkommen auf den Ablauf vor Ort konzentrieren können.
Punkte, die beachtet werden müssen:
- Self Check-In: Um den Kontakt mit dem Personal zu minimieren, können Self-Check-In Verfahren vor Ort etabliert werden.
- Abstandsregelungen: Während ein empfohlener Abstand zwischen Personen von 1,50m weiterhin gilt, sollten kreative Wege gefunden werden, besonders in Schlangen, diesen Abstand einzuhalten.
- Maskenpflicht: Gilt eine Maskenpflicht auf dem Festivalgelände, sollten Sie sich überlegen, eigene stylische Masken anzubieten, für den Fall, dass jemand seine eigene Maske vergisst.
- separate Ein- und Ausgänge
- Bestuhlung: Auch im Bereich Bestuhlung müssen die empfohlenen Abstand eingehalten werden. Statt Plätze einfach leer zu lassen, können auch hier kreative Wege gefunden werden.
- Bühnenaufbau
Wie die Leistungen von Mainfilm Sie bei der Umsetzung unterstützten
Die wichtigsten Punkte, die wir für unsere Kunden übernehmen, sind folgende Dienstleistungen:
Bereits in der Konzeption kann ein Live-Streaming Anbieter wie Mainfilm den kreativen Prozess unterstützen. So finden wir gemeinsam Strategien zur Umsetzung eines wahren Happenings im digitalen Raum.
Zur Implementierung einer digitalen Infrastruktur muss vor Ort eine Vielzahl an Technik aufgebaut werden, die das Event an die Teilnehmer zu Hause überträgt. Dazu zählen Kameras und Sendewagen zur Übertragung von Live Streams, die Technik der Regie und die notwendige Tontechnik.
Der Live-Content muss für die Nutzer zu Hause auf einer Website eingebettet werden.
Die Regie vor Ort überprüft den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung im virtuellen Bereich und kann bei Bedarf Kommentare und Fragen des Chats einem Moderator zukommen lassen.
Während des Events werden Analyse-Daten zum Verhalten der Teilnehmer gesammelt, die zur Verbesserung zukünftiger Events genutzt werden können. Alles DSGVO-konform!
Die aufgezeichneten Inhalten können genutzt werden, um neue Inhalte zu erschaffen oder die Veranstaltung im Nachgang On-Demand abrufbar zu behalten.
Nun stellt sich nur noch eine letzte Frage:
Für welche Veranstaltungen bieten sich Hybrid Events an?
So vielschichtig wie die Möglichkeiten sind es auch hybride Veranstaltungsformate. Je nach Art des Events werden unterschiedliche Umsetzungsstrategien benötigt , um das Erlebnis digital zu Übersetzen. Deshalb hilft es, sich mit einem Hybrid-Events Anbieter zusammenzusetzen und die Möglichkeiten zur Durchführung einer solchen Veranstaltung zu besprechen. Im Allgemeinen gilt jedoch, dass sich eine Hybrid-Veranstaltung lohnt für:
- Events mit einem interaktiven Charakter wie Kongresse, Conventions, Messen, Panels, Seminare und Vorträge.
- Events mit emotionalem Charakter wie Festivals, Konzerte, Poetry Slams uvm.
- Events mit einem globalen Charakter, die Referenten und Experten aus aller Welt vereinen.
- Events in kleinen Locations, die eine weitaus größere Zielgruppe haben, als vor Ort zugelassen sind.
Raum für Innovation
Die Grenzen der Digitalisierung sind noch nicht erreicht und immer wieder werden neue Wege gefunden, Menschen miteinander zu verbinden. Sollten also noch Fragen offen geblieben sein oder Sie sich über einen ganz speziellen Anwendungsfall Gedanken machen, zögern Sie nicht, uns eine Nachricht zu schreiben.
Wir sind ready, wenn Sie es sind.
