HYBRID EVENTs: TIPPS ZUR PLANUNG UND UMSETZUNG IHRES EVENTS
Hybrid Events existieren schon einige Jahre, doch aufgrund der Corona-Pandemie ist das Thema aktueller denn je. Durch Social-Distancing und knappe Budgets bedarf es einer Innovation der Veranstaltungsbranche.
Daher stellt sich die Frage, in welche Richtung sich die Eventbranche zukünftig entwickelt.
Gerade Veranstalter von Großereignissen, z. B. von Messen, Festivals und Kongressen, werden digitale Zugänge zu ihren Events implementieren müssen, um auch in Lockdown-Situationen handlungsfähig zu bleiben. In diesem Kontext tauchen immer wieder die Begriffe Hybrid Event und Hybrid-Veranstaltung auf. Doch was ist damit gemeint?
IN DIESEM ARTIKEL ERFÄHRST DU:
- Was ein Hybrid Event ist
- Die Vorteile eines Hybrid Events
- Die Herausforderungen der digitalen Umsetzung eines Hybrid Events
- Wir ein Hybrid Event erfolgreich umgesetzt werden kann
- Wie die Leistungen von Mainfilm Dich bei der Umsetzung Deines Hybrid Events unterstützen
Was ist ein Hybrid Event?
Im Grunde ist die Bedeutung des Worts Hybrid Event selbsterklärend:
Hybrid (Gebündeltes, Gekreuztes oder Vermischtes) + Event (eng. Veranstaltung)
Die Definition eines Hybrid Events (syn. Hybrid Veranstaltung) wäre also im Allgemeinen das Kreuzen verschiedener Veranstaltungsformen. Seit der Corona-Pandemie beschreibt der Begriff eine Veranstaltung, die grundsätzlich sowohl analog als auch digital stattfindet.
Hybride Events zu planen ist gar nicht so schwer
Ein echtes Hybrid Event ist mehr als das Übertragen eines Livestreams. Wenn Du hybride Events planst, empfehlen wir Dir digitale Tools zu nutzen, um dem Online-Publikum ein interaktives Erlebnis zu bieten, das einer physischen Teilnahme möglichst nahekommt. Das bedeutet für Dich, dass Teile Deiner Live-Veranstaltung digitalisiert werden, um so eine größere Zielgruppe sowie eine höhere Reichweite des Events zu erreichen. Hybrid Veranstaltungen verbinden somit die soziale Komponente eines Live-Events mit den technischen Möglichkeiten einer virtuellen Veranstaltung.
Beispielsweise kann ein Veranstalter nur die wichtigsten Personen und lokale Teilnehmer:innen einladen und die Vorträge per Stream einer größeren Gruppe zugänglich machen. Damit Du Dir besser vorstellen kannst, wie sich so ein hybrides Event gestaltet, stellen wir Dir gerne ein Beispiel vor.
...ein gutes Beispiel für ein Hybrid Event…
Um eine solche Veranstaltung erfolgreich umzusetzen, braucht es ein ganzheitliches Konzept mit Zielen, Umsetzungsstrategien und angepassten Inhalten. Eine Agentur kann Dir dabei helfen, eine Veranstaltung sowohl analog als auch digital erlebnisreich zu gestalten und allen Teilehmer:innen ein echtes Happening zu bieten. Ein gutes Beispiel hierfür ist das Event des TAB e.V. in diesem Jahr:
Seit 2015 veranstaltet der Frankfurter TAB e.V. jährlich ein künstlerisches Event im berühmten Frankfurter Bahnhofsviertel. Aufgrund der coronabedingten Kontakt-Beschränkungen musste das Open-Air-Event maßgeblich verändert werden. Um in Übereinstimmung mit den Corona-Richtlinien bleiben zu können, veranstaltete die Initiative ein hybrides “Local-Heroes-Festival”:
Der Livestream wurde um vorproduzierte Inhalte angereichert, um eine hohe Qualität gewährleisten zu können.
Aufgrund der Kontakt-Beschränkungen konnten vor Ort relativ wenige Teilnehmer:innen beisammen sein. Um dennoch möglichst viele Zuschauer:innen zu erreichen, veranstaltete der TAB e. V. seine Veranstaltung auch online und sorgte dafür, dass sie an verschiedenen Frankfurter Standorten gestreamt wurde. Ohne die digitale Infrastruktur wäre die Dezentralisierung des Events nicht möglich gewesen.
Aufgrund der besonderen Situation wurde der Fokus der Veranstaltung primär online gesetzt. Die Veranstalter:innen wollten sich bedanken und nutzen dafür verschiedene Wege – online und vor Ort.
Warum gerade jetzt ein hybrid Event?
Bis März 2020 fand Events hauptsächlich analog statt. Direkte soziale Interaktionen auf Events waren selbstverständlich. Doch mit dem Auftreten von Covid-19 kamen Kontakt-Beschränkungen, auf die viele nicht vorbereitet waren. Es mussten spontan Lösungen gefunden werden und so entschlossen sich manche Veranstalter für die einzig verbleibende logische Möglichkeit: die Veranstaltung virtueller Events.
Es wurde mit verschiedenen Formen von Interaktionen experimentiert, um herauszufinden, was für Teilnehmer:innen ein wahres digitales Happening ausmacht.
Mit den gesammelten Erfahrungen können wir jetzt die Zukunft der Veranstaltungsbranche gestalten. Denn durch Social-Distancing steigt unser Verlangen nach sozialen Interaktionen. Auf lange Sicht ist undenkbar, Events vollkommen ohne Präsenz zu veranstalten. Doch ist aktuell noch unklar, wie lange Präsenzveranstaltungen nur unter speziellen Auflagen und mit Hygienekonzepten durchführbar sind und wie sich Kontakt-Beschränkungen in der nahen Zukunft auswirken werden. Das stellt eine große Unsicherheit dar, die eindeutig für einen digitalen Zugang zu Deinem Event spricht! Warum also nicht das Beste der beiden Veranstaltungsformen verbinden? Eine Hybrid Veranstaltung ist die Lösung. Aber auch nach der Corona-Krise werden hybride Events Vorteile bringen!
Die Vorteile eines Hybrid Events
Durch die Möglichkeit, bequem von Zuhause aus einer Veranstaltung beizuwohnen, sind weniger Geschäftsreisen notwendig, was nicht nur das Budget, sondern auch die Umwelt schont.
Innovative Konzepte und neue Wege erregen Aufmerksamkeit, auch in der Presse.
Früh ein Vorreiter mit einem Hybrid Event zu sein, lohnt sich. Aktuell ist die Event-Branche geschwächt, es finden relativ wenige Veranstaltungen statt! Lass Dein Event die Ausnahme sein!
Veranstalter hybrider Events können schnell und spontan auf Änderungen reagieren, ohne eine ganze Veranstaltung zu gefährden.
Erweiterung der Reichweite über physische und geographische Grenzen hinaus ► Maximierung der Teilnehmer:innengruppe.
Die Teilnehmer:innen-Obergrenze entkoppelt sich von räumlichen Gegebenheiten. Online Events benötigen auch keine Corona-Hygienemaßnahmen. Insgesamt können sich mehr Interessierte für ein Event anmelden!
Analoge Live-Momente können Entsprechungen im digitalen Raum finden, ohne dass eine 1:1-Übersetzung notwenig ist – hier können Innovationen entstehen. Durch Analyse-Daten können Events permanent evaluiert und kontinuierlich verbessert werden.
Ein kleineres Präsens-Publikum benötigt keine großen Locations. Durch Veranstaltungen im digitalen Raum entfällt auch die Notwendigkeit, Events an mehreren Orten wiederholen zu müssen.
Die zuvor erwähnten Analyse-Daten können außerdem dazu genutzt werden, um Inhalte zu personalisieren.
Unentschlossene Teilnehmer:innen können vorerst virtuell teilnehmen, ohne die Verbindlichkeit einer Geschäftsreise einzugehen. So können Sie potenzielle Kund:innen für die Zukunft gewinnen und eine langfristige Geschäftsbeziehungen aufbauen.
Die Herausforderungen einer digitalen Umsetzung
Für jede Herausforderung gibt es eine Lösung!
Aufmerksamkeitsspanne
Die Aufmerksamkeit von Teilnehmer:innen von Online Events kann im Laufe einer Veranstaltung abnehmen.
Um einem Aufmerksamkeitsverlust von Teilnehmer:innen entgegenzuwirken, ist es wichtig, diese interaktiv einzubinden und an den Content zu binden. Diesbezüglich müssen innovative und kurzweilige Formate entwickelt werden, über die Teilnehmer:innen aktiviert werden können.
Exklusivität
Potenzieller Online-Teilnehmer:innen möchten einen Mehrwert erkennen, den sie auch von Präsens-Veranstaltungen erwarten. Das macht es erforderlich, dass die Exklusivität eines Events erhalten bleibt.
Ein gutes Guest-Management-Konzept kann Dir die Exklusivität Deines Events garantieren. Log-In-Verfahren mitzweistufigen Verifikationen gewährleisten zusätzliche Sicherheit, wenn ein Event nur einer ausgewählten Gruppe zugänglich sein soll.
Kontakt
qualität
Fehlende analoge Kommunikationsmöglichkeiten erschweren einen direkten Austausch und können zu Missverständnissen führen. Die Gesprächsqualität und damit der Wert einer Interaktion wird dadurch in Frage gestellt.
In digitalen Räumen müssen Gesprächsrahmen gestaltet werden, die Teilnehmer:innen Mehrwerte bieten. Dies muss gut vorbereitet und auch mit guter Videotechnik umgesetzt werden. Analoges Face-to-Face benötigt entsprechende digitale Räume und Interaktionstools.
positiver ROI
Durch die oft hohen Investitionskosten zu Beginn stellt sich die Frage, ob sich ein Hybrid Event auch für kleinere Events lohnt.
Das Investment in hybride Veranstaltungen erscheint im ersten Moment hoch, da noch keine Konzepte vorhanden sind und die digitale Infrastruktur fehlt. Doch ist der erste Schritt überwunden rechnet sich das hybrid Event schnell.
TIPP
Ein Rundum-Dienstleistungsunternehmen kann Dein Online Event professionell konzipieren und umzusetzen. Auch kann es die notwendige digitale Infrastruktur bereitstellen. Du musst die Technik nicht kaufen! Als Expert:innen garantieren wir Dir einen reibungslosen Ablauf.
Die erfolgreiche Umsetzung Deines Hybrid Events
Damit ein Hybrid Event erfolgreich wird, muss es gut geplant und umgesetzt werden.
Hybrid Events planen
Der erste Schritt zum eigenen Hybrid-Event ist die Konzeption. Ein Konzept bildet die Grundlage zur Umsetzung einer erfolgreichen Hybrid Veranstaltung. In dieser Phase machen wir uns Gedanken darüber, was wir Deinen Teilnehmer:innen bieten und wie wir aus Deinem Event ein immersives Erlebnis machen können.
Mit einer guten Konzeption wird eine Veranstaltung innovativ. Veranstaltungen aller Couleur können mit einem hybriden Format professionell umgesetzt werden. Lass uns diesen Weg kreativ gemeinsam gehen!
Für ein kreatives Konzept musst Du Dir ein paar Fragen zur Umsetzung stellen, um die notwendigen Rahmenbedingungen Deines Online Events zu identifizieren und festzulegen.
WELCHE FRAGEN SOLLTEST DU DIR IM VORFELD EINES HYBRID EVENTS STELLEN?
- In welchem Umfang, in welchen Formaten, auf welcher Plattform und in welcher Exklusivität soll Dein Event stattfinden?
- Inwieweit möchtest Du Deinen Teilnehmer:innen die Möglichkeit bieten, sich aktiv zu beteiligen, mit Dir und/oder anderen User:innen zu interagieren und sich zu vernetzen?
- Aus welchen Formaten baut sich die Veranstaltung auf?
- Wie ermöglichen wir das Networking von Teilnehmern vor Ort und Zuhause?
- Wodurch erschaffen wir die gewohnte Handlungsfreiheit einer Präsenzveranstaltung?
- Wie exklusiv muss die Veranstaltung werden?
Hybride Events organisieren
Nach der Konzeption kann ein Hybrid Event umgesetzt werden, was einer guten Organisation bedarf. Gegebenenfalls müssen Inhalte vorproduziert oder es muss eine digitale Infrastruktur bereitgestellt und implementiert werden. Auch kann es wichtig sein, Hygienemaßnahmen in den Event-Ablauf zu integrieren.
Bezüglich eines Hybrid Events macht es Sinn, die Organisation in die Bereiche Live-Communication und Online-Communication zu unterteilen.
Im Bereich der Live-Communication sollten kreative Wege gefunden werden, um die erforderlichen Hygienemaßnahmen umzusetzen. Eine Live-Kommunikationsagentur kann Dir dabei helfen, mit spezifischen Anforderungen bezüglich der Corona-Pandemie stilsicher umzugehen.
Für die Online-Communication bietet sich eine Agentur wie Mainfilm an, welche eine digitale Infrastruktur am Veranstaltungsort implementiert und auch die Regie im digitalen Raum übernimmt, sodass Du Dich vollkommen auf den Ablauf vor Ort konzentrieren kannst.
Punkte, die beachtet werden müssen:
- Self-Check-In: Um den Kontakt zwischen dem Personal und den Teilnehmer:innen zu minimieren, können Self-Check-In-Verfahren vor Ort etabliert werden.
- Abstandsregelungen: Solange weiterhin ein interpersonaler Abstand von 1,5m eingehalten werden muss, bedarf es kreativer Lösungen, insbesondere für Wartebereiche.
- Maskenpflicht: Gilt eine Maskenpflicht auf dem Festivalgelände, solltest Du Dir überlegen, eigene stylische Masken anzubieten, insbesondere für den Fall, dass Teilnehmer:innen keine eigenen Masken dabei haben.
- separate Ein- und Ausgänge
- Bestuhlung: Auch im Bereich der Bestuhlung müssen Abstandsregeln eingehalten werden. Anstatt
- Bühnenaufbau
WIE MAINFILM DICH BEI DER UMSETZUNG UNTERSTÜTZEN KANN
Wir übernehmen für Dich:
Ein kreativer Prozess beginnt in der Konzeptionsphase. Als Mainfilm beraten wir Dich gerne dahingehend, wie ein Happening im digitalen Raum gelingen kann.
Zur Implementierung einer digitalen Infrastruktur muss vor Ort viel Technik aufgebaut werden, damit ein Event für Teilnehmer:innen auch online zugänglich sein kann. Zur Technik zählen Kameras, Mikrophone und Sendewägen, Regie-Equipment, usw.
Der Live-Content muss für die Nutzer:innen, die von zu Hause aus digital teilnehmen, in eine Website eingebettet werden.
Die Regie vor Ort überprüft den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung im virtuellen Bereich und kann bei Bedarf Kommentare und Fragen des Chats einem Moderator zukommen lassen.
Während des Events werden Analyse-Daten zum Verhalten der Teilnehmer:innen gesammelt, um zukünftige Events verbessern zu können – alles DSGVO-konform!
Die aufgezeichneten Inhalte können on-demand weiterhin abrufbar gemacht und/oder für weitere Formate genutzt werden.
Nun stellt sich nur noch eine letzte Frage:
Für welche Veranstaltungen bieten sich Hybride Formate an?
Hybride Veranstaltungsformate können sehr vielfältig sein. Je nach Art eines Events bedarf es unterschiedlicher Umsetzungsstrategien, um ein Erlebnis digital zu übersetzen. Es hilft Dir weiter, Dich mit einem Spezialisten für hybride Veranstaltungsformen zusammenzusetzen und die Möglichkeiten einer solchen Veranstaltung zu besprechen. Im Allgemeinen gilt jedoch, dass sich eine Hybrid Veranstaltung lohnt für:
- Events mit einem interaktiven Charakter wie Kongresse, Conventions, Messen, Panels, Seminare und Vortragsveranstaltungen.
- Events mit emotionalem Charakter wie Festivals, Konzerte, Poetry Slams uvm.
- Events mit einem globalen Charakter, über welche Referent:innen und Expert:innen aus aller Welt vereint werden sollen.
- Events in eher kleinen Locations, für die sich viele Menschen interessieren, die nicht alle in Präsens teilnehmen können.
Raum für Innovationen
Die Grenzen der Digitalisierung sind noch nicht erreicht und immer wieder werden neue Wege gefunden, Menschen miteinander zu verbinden. Sollten also noch Fragen offengeblieben sein oder solltest Du Dir über einen ganz speziellen Anwendungsfall Gedanken machen, zögere nicht, uns zu kontaktieren!
Wir sind ready, wenn Du es bist!
