HYBRIDE VERANSTALTUNG: TIPPS ZUR PLANUNG UND UMSETZUNG
Hybrid Events existieren schon einige Jahre, doch in den letzten zwei Jahren ist das Thema aktueller denn je. Mit Ausbruch der Corona-Pandemie Anfang 2020 musste von heute auf morgen plötzlich alles virtuell stattfinden. Eine Studie während der Global Meetings Industry Days ergab bereits im April 2020, dass 62 % der Veranstalter:innen in Zukunft hybride Veranstaltungen durchführen werden. Durch Social Distancing und knappe Budgets war eine Innovation der Veranstaltungsbranche unerlässlich.
In welche Richtung wird sich die Eventbranche zukünftig entwickeln? Gerade Veranstalter:innen von Großereignissen, von Messen, Festivals und Kongressen, müssen digitale Zugänge zu ihren Events implementieren, um auch in Krisensituationen handlungsfähig zu bleiben. In diesem Kontext tauchen immer wieder die Begriffe Hybrid Event und Hybrid Veranstaltung auf. Doch was genau verbirgt sich eigentlich dahinter?
IN DIESEM ARTIKEL ERFÄHRST DU:
- Was Hybride Events sind
- Die Vorteile eines Hybrid Events
- Die Herausforderungen der digitalen Umsetzung eines Hybrid Events
- Wie ein Hybrid Event erfolgreich umgesetzt werden kann
- Wie die Leistungen von Mainfilm Dich bei der Umsetzung Deines Hybrid Events unterstützen
WAS SIND HYBRIDE EVENTS?
Im Grunde ist die Bedeutung der Bezeichnung “Hybrid Event” selbsterklärend. Sie setzt sich zusammen aus:
Hybrid (Gebündeltes, Gekreuztes oder Vermischtes) + Event (eng. Veranstaltung)
Die Definition für Hybride Events (syn. Hybrid Veranstaltung) ist also das Kombinieren von persönlichen und virtuellen Veranstaltungsformen. Seit der Corona-Pandemie beschreibt der Begriff eine Veranstaltung, die grundsätzlich sowohl analog als auch digital stattfindet.
Hybride Events zu planen ist gar nicht so schwer
Ein echtes Hybrid Event umfasst mehr als das Übertragen eines Livestreams. Wenn Du hybride Events planst, empfehlen wir Dir diverse digitale Tools zu nutzen, um dem Online-Publikum ein interaktives Erlebnis zu bieten, das einer physischen Teilnahme möglichst nahe kommt. Das bedeutet für Dich, dass Teile Deiner Live-Veranstaltung digitalisiert werden, um so eine größere Zielgruppe und höhere Reichweite des Events zu erreichen. Hybrid Veranstaltungen verbinden somit die soziale Komponente eines Live-Events mit den technischen Möglichkeiten einer virtuellen Veranstaltung.
So kann ein Veranstalter z.B. nur die wichtigsten Personen und lokale Teilnehmer:innen einladen und die Vorträge per Stream einer größeren Gruppe zugänglich machen. Damit Du Dir besser vorstellen kannst, wie sich so ein hybrides Event gestaltet, stellen wir Dir gerne ein Beispiel vor.
...ein gutes Beispiel für EINE HYBRID VERANSTALTUNG…
Um eine Hybrid Veranstaltung erfolgreich umzusetzen, braucht es ein ganzheitliches Konzept mit Zielen, Umsetzungsstrategien und angepassten Inhalten. Eine Agentur kann Dir dabei helfen, eine Veranstaltung sowohl analog als auch digital erlebnisreich zu gestalten und allen Teilnehmer:innen ein echtes Happening zu bieten. Ein Beispiel für einer Hybrid Veranstaltung ist das Event des TAB e.V. 2021:
Seit 2015 veranstaltet der Frankfurter TAB e.V. jährlich ein künstlerisches Event im berühmt-berüchtigten Frankfurter Bahnhofsviertel. Aufgrund der coronabedingten Kontaktbeschränkungen musste das Open-Air-Event maßgeblich verändert und agepasst werden. Um in Übereinstimmung mit den Corona-Richtlinien bleiben zu können, veranstaltete die Initiative ein hybrides “Local-Heroes-Festival”:
Der Livestream wurde mit vorproduzierten Inhalten angereichert, um eine hohe Qualität gewährleisten zu können.
Aufgrund der Kontaktbeschränkungen konnten vor Ort relativ wenige Teilnehmer:innen zusammenkommen. Um dennoch möglichst viele Zuschauer:innen zu erreichen, veranstaltete der TAB e. V. das Event auch online und sorgte dafür, dass es an verschiedenen Frankfurter Standorten gestreamt wurde. Ohne die digitale Infrastruktur wäre die Dezentralisierung des Events nicht möglich gewesen.
Aufgrund der besonderen Situation wurde der Fokus der Veranstaltung primär online gesetzt. Die Veranstalter:innen wollten sich bedanken und nutzten dafür verschiedene Wege: Online und vor Ort – mit Erfolg.
WARUM GERADE JETZT EINE HYBRID VERANSTALTUNG?
Aus den verschiedensten Gründen: Deshalb, weil die meisten Menschen nicht in der Lage sind, zu jeder Tages- und Nachtzeit um den Globus zu reisen, um zu einer bestimmten Zeit an einem Event teilzunehmen. Das heißt im Umkehrschluss, dass wir viele Personen, die Interesse am Thema, aber nicht die Möglichkeit haben, zum festgelegten Eventtermin physisch präsent zu sein, ausschließen.
Mit den gesammelten Erfahrungen können wir die Zukunft der Veranstaltungsbranche gestalten und neu definieren. Denn durch monatelanges Social Distancing steigt unser Verlangen nach sozialen Interaktionen. Auf lange Sicht ist es undenkbar, Events vollkommen ohne Präsenzpublikum zu veranstalten.
Wir haben gelernt, dass die Reichweite einer Online Veranstaltung wesentlich höher ist als die Reichweite, die wir physisch jemals erreicht haben.
Warum also nicht das Beste der beiden Veranstaltungsformen verbinden? Eine Hybridveranstaltung ist die Lösung. Und auch nach der Corona-Krise werden hybride Events Vorteile bringen!
Sie werden zukünftig sogar noch verstärkt stattfinden: Indem die Onlineversion der Veranstaltung immer gleich mitgedacht wird.
Die Vorteile eines Hybrid Events
Durch die Möglichkeit, bequem von Zuhause aus einer Veranstaltung beizuwohnen, sind weniger Geschäftsreisen notwendig, was nicht nur das Budget, sondern auch die Umwelt schont.
Innovative Konzepte und neue Wege erregen Aufmerksamkeit, auch in der Presse.
Früh ein Vorreiter mit einem Hybrid Event zu sein, lohnt sich. Aktuell ist die Event-Branche geschwächt, es finden relativ wenige Veranstaltungen statt! Lass Dein Event die Ausnahme sein!
Veranstalter hybrider Events können schnell und spontan auf Änderungen reagieren, ohne in Krisensituationen ihre ganze Veranstaltung zu gefährden.
Erweiterung der Reichweite über physische und geographische Grenzen hinaus ► Maximierung der Teilnehmer:innengruppe.
Die Teilnehmer:innen-Obergrenze entkoppelt sich von räumlichen Gegebenheiten. Hybride Events benötigen auch meist weniger strenge Corona-Hygienemaßnahmen. Insgesamt können sich mehr Interessierte für ein Event anmelden!
Analoge Live-Momente können Entsprechungen im digitalen Raum finden, ohne dass eine 1:1-Übersetzung notwendig ist – hier können Innovationen entstehen. Durch Analyse-Daten können Events permanent evaluiert und kontinuierlich verbessert werden.
Ein kleineres Präsenz-Publikum benötigt keine großen Locations. Durch Veranstaltungen im digitalen Raum entfällt auch die Notwendigkeit, Events an mehreren Orten wiederholen zu müssen.
Die zuvor erwähnten Analyse-Daten können außerdem dazu genutzt werden, um Inhalte zu personalisieren.
Unentschlossene Teilnehmer:innen können vorerst virtuell teilnehmen, ohne die Verbindlichkeit einer Geschäftsreise einzugehen. So können Sie potenzielle Kund:innen für die Zukunft gewinnen und eine langfristige Geschäftsbeziehungen aufbauen.
DIE HERAUSFORDERUNGEN FÜR DIE UMSETZUNG EINER HYBRIDVERANSTALTUNG
Für jede Herausforderung gibt es eine Lösung!
Aufmerksamkeitsspanne
Die Aufmerksamkeit von Teilnehmer:innen von Online Events kann im Laufe einer Veranstaltung abnehmen.
Um einem Aufmerksamkeitsverlust von Teilnehmer:innen entgegenzuwirken, ist es wichtig, diese interaktiv einzubinden und an den Content zu binden. Diesbezüglich müssen innovative und kurzweilige Formate entwickelt werden, über die Teilnehmer:innen aktiviert werden können.
Exklusivität
Potenzieller Online-Teilnehmer:innen möchten einen Mehrwert erkennen, den sie auch von Präsensveranstaltungen erwarten. Das macht erforderlich, dass die Exklusivität eines Events erhalten bleibt.
Ein gutes Guest-Management-Konzept kann Dir die Exklusivität Deines Events garantieren. Log-In-Verfahren mitzweistufigen Verifikationen gewährleisten zusätzliche Sicherheit, wenn ein Event nur einer ausgewählten Gruppe zugänglich sein soll.
Kontakt
qualität
Fehlende analoge Kommunikationsmöglichkeiten erschweren einen direkten Austausch und können zu Missverständnissen führen. Die Gesprächsqualität und damit der Wert einer Interaktion wird dadurch in Frage gestellt.
In digitalen Räumen müssen Gesprächsrahmen gestaltet werden, die Teilnehmer:innen Mehrwerte bieten. Dies muss gut vorbereitet und auch mit guter Videotechnik umgesetzt werden. Analoges Face-to-Face benötigt entsprechende digitale Räume und Interaktionstools.
positiver ROI
Durch die oft hohen Investitionskosten zu Beginn stellt sich die Frage, ob sich ein Hybrid Event auch für kleinere Events lohnt.
Das Investment in hybride Veranstaltungen erscheint im ersten Moment hoch, da noch keine Konzepte vorhanden sind und die digitale Infrastruktur fehlt. Doch ist der erste Schritt überwunden rechnet sich das hybrid Event schnell.
TIPP
Ein Rundum-Dienstleistungsunternehmen kann Deine Hybride Veranstaltung professionell konzipieren und umsetzen. Auch kann es die notwendige digitale Infrastruktur bereitstellen. Du musst die Technik nicht kaufen! Als Expert:innen bringen wir alles mit und garantieren wir Dir einen reibungslosen Ablauf.
Die erfolgreiche Umsetzung Deines Hybrid Events
Damit ein Hybrid Event erfolgreich wird, muss es gut geplant und umgesetzt werden.
Hybrid Events planen
Der erste Schritt zum eigenen Hybrid Event ist die Konzeption. Ein Konzept bildet die Grundlage zur Umsetzung einer erfolgreichen Hybrid Veranstaltung. In dieser Phase machen wir uns Gedanken darüber, was wir Deinen Teilnehmer:innen bieten und wie wir aus Deinem Event ein immersives Erlebnis machen können.
Mit einer guten Konzeption wird eine Veranstaltung innovativ. Veranstaltungen aller Art können mit einem hybriden Format professionell umgesetzt werden.
Für ein kreatives Konzept musst Du Dir ein paar Fragen zur Umsetzung stellen, um die notwendigen Rahmenbedingungen Deines Online Events zu identifizieren und festzulegen.
WELCHE FRAGEN SOLLTEST DU DIR IM VORFELD EINES HYBRID EVENTS STELLEN?
- In welchem Umfang, in welchen Formaten, auf welcher Plattform und in welcher Exklusivität soll Dein Event stattfinden?
- Inwieweit möchtest Du Deinen Teilnehmer:innen die Möglichkeit bieten, sich aktiv zu beteiligen, mit Dir und/oder anderen User:innen zu interagieren und sich zu vernetzen?
- Aus welchen Formaten baut sich die Veranstaltung auf?
- Wie ermöglichen wir das Networking von Teilnehmern vor Ort und Zuhause?
- Wodurch erschaffen wir die gewohnte Handlungsfreiheit einer Präsenzveranstaltung?
- Wie exklusiv muss die Veranstaltung werden?
Hybride Events organisieren
Nach der Konzeption kann ein Hybrid Event umgesetzt werden, was einer guten Organisation bedarf. Gegebenenfalls müssen Inhalte vorproduziert oder es muss eine digitale Infrastruktur bereitgestellt und implementiert werden. Auch kann es wichtig sein, Hygienemaßnahmen in den Event-Ablauf zu integrieren.
Bezüglich eines Hybrid Events macht es Sinn, die Organisation in die Bereiche Live-Communication und Online-Communication zu unterteilen.
Im Bereich der Live-Communication sollten kreative Wege gefunden werden, um die erforderlichen Hygienemaßnahmen umzusetzen. Eine Live-Kommunikationsagentur kann Dir dabei helfen, mit spezifischen Anforderungen stilsicher umzugehen.
Für die Online-Communication bietet sich eine Agentur wie Mainfilm an, welche eine digitale Infrastruktur am Veranstaltungsort implementiert und auch die Regie im digitalen Raum übernimmt, sodass Du Dich vollkommen auf den Ablauf vor Ort konzentrieren kannst.
Punkte, die beachtet werden müssen:
- Self-Check-In: Um den Kontakt zwischen dem Personal und den Teilnehmer:innen zu minimieren, können Self-Check-In-Verfahren vor Ort etabliert werden.
- Abstandsregelungen: Wenn ein interpersonaler Abstand von 1,5m eingehalten werden muss, bedarf es kreativer Lösungen, insbesondere für Wartebereiche.
- Maskenpflicht: Gilt eine Maskenpflicht auf dem Festivalgelände, solltest Du Dir überlegen, eigene stylische Masken anzubieten, insbesondere für den Fall, dass Teilnehmer:innen keine eigenen Masken dabei haben.
- separate Ein- und Ausgänge
- Bestuhlung: Auch im Bereich der Bestuhlung müssen Abstandsregeln eingehalten werden. Anstatt
- Bühnenaufbau
WIE MAINFILM DICH BEI DER UMSETZUNG UNTERSTÜTZEN KANN
Wir übernehmen für Dich:
Ein kreativer Prozess beginnt in der Konzeptionsphase. Als Mainfilm beraten wir Dich dahingehend, wie ein Happening im digitalen Raum gelingen kann.
Zur Implementierung einer digitalen Infrastruktur muss vor Ort viel Technik aufgebaut werden, damit ein Event für Teilnehmer:innen auch online zugänglich sein kann. Zur Technik zählen Kameras, Mikrophone und Sendewägen, Regie-Equipment, usw.
Der Live-Content muss für die Nutzer:innen, die von zu Hause aus digital teilnehmen, in eine Website eingebettet werden.
Die Regie vor Ort überprüft den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung im virtuellen Bereich und kann bei Bedarf Kommentare und Fragen des Chats einem Moderator zukommen lassen.
Während des Events werden Analyse-Daten zum Verhalten der Teilnehmer:innen gesammelt, um zukünftige Events verbessern zu können – alles DSGVO-konform!
Die aufgezeichneten Inhalte können on-demand weiterhin abrufbar gemacht und/oder für weitere Formate genutzt werden.
Nun stellt sich nur noch eine letzte Frage:
Für welche Veranstaltungen bieten sich Hybride Formate an?
Hybride Veranstaltungsformate können sehr vielfältig sein. Je nach Art eines Events bedarf es unterschiedlicher Umsetzungsstrategien, um ein Erlebnis digital zu übersetzen. Es hilft Dir weiter, Dich mit einem Spezialisten für hybride Veranstaltungsformen zusammenzusetzen und die Möglichkeiten einer solchen Veranstaltung zu besprechen. Im Allgemeinen gilt jedoch, dass sich eine Hybrid Veranstaltung lohnt für:
- Events mit einem interaktiven Charakter wie Kongresse, Conventions, Messen, Panels, Seminare und Vortragsveranstaltungen.
- Events mit emotionalem Charakter wie Festivals, Konzerte, Poetry Slams uvm.
- Events mit einem globalen Charakter, über welche Referent:innen und Expert:innen aus aller Welt vereint werden sollen.
- Events in eher kleinen Locations, für die sich viele Menschen interessieren, die nicht alle in Präsens teilnehmen können.
Raum für Innovationen
Die Grenzen der Digitalisierung sind noch nicht erreicht und immer wieder werden neue Wege gefunden, Menschen miteinander zu verbinden. Wir müssen die vorhandenen Kontaktmöglichkeiten und Mechanismen neu denken und diese dann für das Event übergreifend zu planen. Anstatt Funktionen, die aus der Online Welt stammen in den digitalen Raum zu zwingen, richten wir unsere Online Events an den Möglichkeiten des Internets aus, ohne die Bedürfnisse zu ignorieren, die Veranstaltungsbesucher:innen generell haben.
Sollten also noch Fragen offen geblieben sein oder solltest Du Dir über einen ganz speziellen Anwendungsfall Gedanken machen, zögere nicht, uns zu kontaktieren!
Wir sind ready, wenn Du es bist!
