Ils combinent présence physique et participation virtuelle en streaming. L’accent est mis sur l’interaction entre tous les participants, rendue possible par des plateformes dédiées avec outils interactifs.

Combinant présentiel et digital, ils conviennent à tous types d’événements. Avantages : flexibilité, participation accrue, portée élargie, outils interactifs et gestion des données conforme RGPD.

De nombreux facteurs doivent être pris en compte pour organiser un événement hybride. Ceux-ci vont de la technologie aux intervenants, en passant par les possibilités d’interaction et la narration. Pour plus de sécurité, il est recommandé de faire appel à un prestataire spécialisé dans les événements hybrides. Mainfilm est expert dans la planification et la réalisation d’événements hybrides.

Les éléments clés pour les événements hybrides incluent l’utilisation de plusieurs caméras de haute qualité, une connexion internet dédiée, une régie fonctionnant parfaitement, une plateforme pour les interactions entre participants en ligne et sur place, ainsi que la technique son et lumière.

Les événements hybrides sont une combinaison d’événements en personne et virtuels. Ce sont des événements entièrement pré-organisés qui permettent aux participants, à distance ou sur place, d’interagir entre eux.

Une idée reçue courante dans le secteur est de penser que les événements hybrides ne nécessitent qu’une diffusion en direct. Cependant, un événement hybride réussi requiert les mêmes éléments et fonctionnalités qu’un événement purement physique. Vous devriez également prendre en compte les points suivants :

• Créer des contenus attrayants :
  Vos contenus sont probablement encore plus importants pour un événement hybride. Non seulement les participants présents sur place doivent être engagés, mais les virtuels doivent également être inclus tout au long de l’événement. Assurez-vous que tous les intervenants sont préparés et que les deux groupes de participants peuvent interagir de manière égale.
• Commercialisez votre événement hybride :
  Un événement hybride attire à la fois des participants en personne et virtuels. Cela signifie que vous pouvez multiplier le nombre de participants. Créez des campagnes autour de votre événement hybride pour que les participants potentiels en soient informés. En tant que fournisseur d’événements hybrides, nous vous soutenons bien sûr dans cette démarche.
• Planification :
  Lorsque certains participants assistent virtuellement et d’autres en personne, il est plus difficile de planifier des réunions. Vous pouvez utiliser un outil de planification pour bloquer des horaires dans les calendriers des participants ou des intervenants, réservés par exemple pour le réseautage. Ainsi, les participants virtuels et en personne peuvent voir les disponibilités dans les calendriers et réseaux des uns et des autres.

Il est important de comprendre que l’organisation d’un événement hybride n’est pas le même processus que pour des événements en présentiel ou purement virtuels.

Vous n’avez plus affaire à un seul type de participant. Avec les événements hybrides, vous devez mettre en œuvre des stratégies qui satisfont simultanément un public physique et virtuel. Plus important encore, vous devez combler l’écart entre ces deux expériences. C’est là que nous intervenons en tant qu’organisateurs d’événements hybrides. Nous nous concentrons toujours sur l’expérience du public.

Les événements hybrides sont très polyvalents. Voici quelques exemples d’événements hybrides pour vous donner une idée.

• Réunions et assemblées,
• Conférences,
• Seminare,
• Ateliers,
• Présentations,
• Salons et congrès,
• Expositions (d’art) et représentations (théâtrales),
• Concerts et festivals,
• Formations et perfectionnement professionnel,
• Présentations et événements commerciaux,
• Événements sportifs

Un événement hybride est tout type d’événement qui combine des aspects d’événements en présentiel et virtuels pour créer une expérience globale. C’est un format mixte où les participants peuvent s’engager soit sur place, soit numériquement via une technologie en direct (c’est-à-dire, diffusion en direct + plateforme de streaming). Quel que soit leur mode de participation, tous les participants peuvent interagir sans heurts avec les autres invités, sponsors et exposants.

Les événements hybrides se divisent en deux types : externes et internes. Un événement hybride externe est un événement public ou orienté client, comme un salon ou un lancement de produit. D’un autre côté, les événements hybrides internes sont des réunions spécifiques à l’entreprise (kickoffs, retraites d’entreprise, etc.).

Pour un événement hybride, il faut plus qu’un simple flux en direct et une plateforme de streaming correspondante. Un concept global incluant la répartition des rôles et tâches, le storytelling et la direction de production est essentiel pour un événement hybride réussi.

Vous devriez prendre en compte ces points :

• Un événement, deux expériences :
  Les événements hybrides sont un exercice d’équilibre entre les participant·e·s en présentiel et virtuel. Les deux expériences doivent être harmonisées. Le contenu est fourni différemment pour chaque groupe. Nous nous assurons que le livestream fonctionne correctement et que les modérateurs sont préparés à parler devant une caméra. Cependant, ton événement hybride ne doit pas donner l’impression d’être deux événements complètement différents – c’est un seul événement avec deux expériences. Assure-toi que le contenu soit pertinent pour les participant·e·s en présentiel comme à distance, et qu’aucune activité commune n’isole un des deux groupes.
• Contenu attrayant
  Le contenu est sans doute encore plus important lors d’un événement hybride que lors d’un événement en présentiel. Il est bien plus difficile de capter l’attention des participant·e·s virtuel·le·s devant un écran. Pour rendre le contenu attrayant, il faut intégrer des sondages en direct ou des FAQ afin d’impliquer les participant·e·s à distance. Il est aussi essentiel de garder les sessions à une durée raisonnable – personne n’a envie de suivre une discussion de fond de cinq heures.

Les réunions hybrides forment une interface entre les participant·e·s en présentiel et virtuel·le·s d’une réunion. La réunion est diffusée en direct via un livestream aux participant·e·s à distance. Ces derniers peuvent participer de manière interactive à la réunion hybride à travers des fonctionnalités comme les sondages, le chat en direct ou les FAQ.

• Portée étendue : En ajoutant une composante virtuelle, vous pouvez attirer plus de participants à votre événement. De plus, vous n’avez pas à vous soucier de la capacité du lieu ou d’autres limitations liées aux événements purement physiques.
• Revenus accrus : Grâce au public virtuel, vous pouvez augmenter le ROI de vos événements. Aucune limite de capacité virtuelle signifie aucune restriction sur les ventes de billets.
• Plus grande inclusivité : La participation physique n’est pas toujours possible pour tous. Un événement hybride permet à votre public cible de profiter du contenu de l’événement quelles que soient les circonstances.
• Données mesurables : La technologie des événements hybrides permet de collecter automatiquement des données et des insights auprès des participants physiques et virtuels. Que ce soit via les informations recueillies dans des champs personnalisés lors de l’inscription en ligne ou via des sondages en temps réel pendant l’événement, vous obtenez des retours consolidés et pouvez mesurer votre performance.