Virtuelle Hauptversammlung Filmproduktion Frankfurt Mainfilm

Virtuelle Hauptversammlung

Virtuelle Hauptversammlungen - Einfach durchführen

Hier erfährst Du:
  • Wie einfach es ist, eine virtuelle Hauptversammlung DSGVO konform durchzuführen
  • Wie die aktuelle Gesetzesgrundlage ist, damit Beschlüsse nicht angefochten werden können
  • Wie der Ablauf einer virtuellen Versammlung ist und worauf Auftraggeber dabei achten sollten
  • Wie Sie auch dezentrale Teilnehmer per Remote Produktion hinzufügen können
Erklärvideo Virtuelle Hauptversammlung
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Bis mindestens 31.08.2020 dürfen keine Veranstaltungen durchgeführt werden. Aktiengesellschaften, Genossenschaften, GmbHs und Vereine sind jedoch dazu verpflichtet, bis zum Ende des Geschäftsjahres ihre Hauptversammlung, Genossenschaftsversammlung, Gesellschafterversammlung und Mitgliederversammlung durchzuführen. Das stellt Unternehmen vor die Herausforderung, eine rein virtuelle Versammlung durchzuführen.

Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag die Vorteile einer virtuellen Versammlung, schaffen Klarheit in der gesetzlichen Grundlage und erklären Schritt für Schritt, wie ein Full Service Anbieter Ihre elektronische Versammlung professionell unterstützen kann.

Eine Modernisierung der Versammlungen wird seit Jahrzehnten gefordert. Jedoch gab es für eine reine online Versammlung im Internet bis jetzt keine gesetzlichen Regelungen. Stattdessen war es bisher Pflicht, Präsenzversammlungen anzubieten.

Durch die Corona Krise wurde jedoch ein neues “Gesetz zur Abmilderung der Folgen von COVID-19 im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht” verabschiedet, das rein virtuelle Versammlungen rechtskonform macht.

Was sind die Vorteile einer virtuellen Versammlung?

Bereits in der Vergangenheit haben AGs mit vielen Stimmberechtigten Aktionären, Teile der Versammlungen zusätzlich zur Präsenzveranstaltung, durch IT Dienstleister & Live Streaming Anbieter übertragen und dazu einzelne Reden und Debatten archiviert und im auf Abruf bereitgestellt. Ebenso konnten auch vor Covid 19 wahlen Rechtskonform stattfinden.

Eine Modernisierung wurde seit Jahrzehnten gefordert und hat bisher nicht stattgefunden aus Sorge vor Anfechtungsklagen oder Einschränkungen des Rederechts.

Vorteile einer virtuellen Hauptversammlung für Unternehmen:

Unternehmen bleiben handlungsfähig

Wichtige Beschlüsse werden nicht in die Zukunft verlagert. Kapitalmaßnahmen können frühzeitig ermächtigt werden und dadurch z.B. Produktionsausfälle kompensiert werden. Bei einer virtuellen Hauptversammlung können auch die Dividenden der Aktionäre beschlossen werden.

Bsp: Die 67. Hauptversammlung der Lufthansa AG fand zum ersten Mal digital statt. Es standen 5 Board Mitglieder zur Wahl, die Dividenden wurden beschlossen und die Gewinne des Fiskaljahres 2019 wurden zur Gewinnrücklage überführt.

Unternehmen sparen Kosten

Analog müssen für eine Präsenzveranstaltungen Aufwendungen für die Saalmiete, Messebauer, Sicherheit, Catering und weiteren Kostenpunkten einkalkuliert werden. Bei virtuellen Hauptversammlungen fallen diese weg.

Bsp: Bayer sparte durch eine rein virtuelle Hauptversammlung Kosten in Höhe von 2.5 Millionen €.

Unternehmen bleiben DSGVO konform

Mainfilm überträgt virtuelle Versammlungen über deutsche Server. Damit wird garantiert, dass die Übertragung gemäß der DSGVO gesendet wird.

Versammlungen laufen effizienter ab

Analog müssen bei Wahlen Sammelurnen für Wahlzettel verwendet werden und die Auswertung dauert länger. Die virtuelle Lösung bietet eine direkte Auswertung der Wahlergebnisse und spart Zeit. Teilnehmer sind so direkter in Abstimmungen eingebunden.

Welche gesetzlichen Regelungen gibt es für virtuelle Versammlungen?

Werden digitale Beschlüsse vor Anfechtungsklagen geschützt? Welche Rechte haben Teilnehmer?

Rein virtuelle Versammlungen werden vor allem von Aktionären kritisiert, die eine Einschränkung ihrer Rechte befürchten. Hier bietet die Gesetzesgrundlage Antworten.

Im Zuge der Coronakrise 2020 hat der Staat das “Gesetz zur Abmilderung der Folgen von COVID-19 im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht” verabschiedet.

Fact

Das neue Gesetz ermöglicht die…

  • digitale Teilnahme,
  • online Briefwahl,
  • digitale Teilnahme von Aufsichtsratsmitgliedern
  • und die Bild- und Tonübertragung der Versammlung ins Internet

… auch ohne Ermächtigung durch eine Satzung oder Geschäftsordnung.

Versammlungen müssen zudem nicht mehr innerhalb der ersten acht Monate eines Geschäftsjahres, sondern nur vor dem Geschäftsjahresende stattfinden. Dies gilt nicht für die europäische Rechtsform für Aktiengesellschaften (Societas Europaea, SE).

Des Weiteren bleibt die Vollmachtserteilung weiterhin rechtlich erhalten. Auch der Vorstand kann bis zum Ende der virtuellen Versammlung einen Stimmrechtsvertreter bestimmen.

Teilnehmer bzw. deren Stimmrechtsvertreter haben bei Versammlungen weiterhin das Recht, Fragen zu stellen. Diese werden neben Abstimmungen bei Wahlen elektronisch erfasst. Der Teilnehmer kann seine abgegebene Stimme bis zum Ende der Versammlung elektronisch beim Notar widerrufen.

Umsetzung des Rechts, Fragen zu stellen:
Fragen vor der Versammlung

... müssen bis zu 2 Tage vor der Versammlung eingereicht werden. Diese werden dann von dem Anbieter sortiert und dem Redner weitergegeben. Dieser kann dann Antworten vorbereiten, die er dann im Live Streaming beantworten kann.

Spontane Fragen während des Live Streamings

... können in einem moderierten Live Chat gestellt werden. Der Anbieter sortiert diese simultan im Back Office und spielt sie dem Redner in einem für den Zuschauer versteckten Chat zu.

Expertenwissen:

… auch ohne Ermächtigung durch eine Satzung oder Geschäftsordnung.

Aktiengesellschaften (AGs) und Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA)

Der Aufsichtsrat entscheidet im Regelfall durch Beschluss. Das neue Gesetz hat im Falle einer digitalen Hauptversammlung hierzu festgelegt, dass nicht mehr die physische Anwesenheit dafür notwendig ist. Jedoch muss auf notwendige Dokumentation geachtet werden.

Fact

Die Anfechtungsgrundlage von Beschlüssen speziell bei virtuellen Hauptversammlungen wurde gelockert. Das bedeutet, dass rein digital getroffene Beschlüsse rechtmäßig sind und durch das Gesetz gesichert werden.

Anfechtungsgrundlagen sind nicht mehr stützbar auf:

  • Verletzungen des § 118 Abs. 1 Satz 3 bis 5, Abs. 2 Satz 2, Abs. 4 AktG
  • Verletzungen der Bestimmungen zur virtuellen Hauptversammlung einschließlich des eingeschränkten Auskunftsrechts

Hiermit wird dem Missbrauch des Anfechtungsrechts vorgebeugt und das Unternehmen kann eine zeitnahe Versammlung einberufen. Es bleibt dabei handlungsfähig und bei der Durchführung einer digitalen Versammlung rechtskonform.

Das Recht auf Anträge von Aktionären nach § 126 AktG wird bei virtuellen Hauptversammlungen nicht genau geregelt.

Allerdings haben auch Aktionäre weiterhin das Recht Fragen zu stellen. Zu der generellen Umsetzung der Fragestellung bei virtuellen Versammlungen, hat der Vorstand bei einer digitalen Hauptversammlung die Pflicht, Fragen nach „pflichtgemäßem, freiem Ermessen“ zu beantworten. Es gelten jedoch weiterhin die in § 131 Abs. 3 AktG geregelten Auskunftsverweigerungsgründe.

Durch die Umstellung auf eine virtuelle Hauptversammlung hat der Gesetzgeber auch neue Fristen festgesetzt, die das Unternehmen und seine Shareholder betreffen.

Fact

Wenn eine virtuelle Versammlung angesetzt wird, verkürzt sich die Einberufungsfrist bis auf 21 Tage vor der Versammlung ohne Berücksichtigung der Anmeldefrist. Wenn dies der Fall ist, …

  • muss der Nachweisstichtag (Record Date) auf den Beginn des zwölften Tages vor der Versammlung gesetzt werden. Dieser muss Shareholdern bis spätestens am vierten Tag vor der Versammlung zugehen.
  • müssen Mitteilungen gemäß § 125 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 AktG an Intermediäre und Aktionäre spätestens zu Beginn des zwölften Tages vor der Hauptversammlung rausgeschickt werden.
  • müssen Ergänzungen der Tagesordnungspunkte bis spätestens 14 Tage vor der Versammlung dem Unternehmen zugehen.

Hiermit wird dem Missbrauch des Anfechtungsrechts vorgebeugt und das Unternehmen kann eine zeitnahe Versammlung einberufen. Es bleibt dabei handlungsfähig und bei der Durchführung einer digitalen Versammlung rechtskonform.

Genossenschaften

Beschlüsse sollen hier auch elektronisch und schriftlich gefasst werden können. Ähnlich wie bei den AGs kann der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats Abschlagszahlungen durchführen können. Des Weiteren sollen Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder bis zur Abwahl in ihrem Amt bleiben.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Gemäß §48 GmbHG mussten Beschlüsse bisher in Präsenzveranstaltungen getroffen werden. Digitale Gesellschafterversammlungen waren daher nur in Ausnahmefällen möglich.

Allerdings gilt eine generelle Vertragsfreiheit, durch die die Gesellschafter in ihrer Satzung die Modalitäten einer Beschlussfassung regeln können. In dieser kann geregelt werden, dass elektronisch gefasste Beschlüsse rechtmäßig sind.

Viele GmbHs haben jedoch keine online Gesellschafterversammlung in der Satzung verankert. Wenn das Unternehmen aber Abstimmungen per schriftlichen Umlaufverfahren anerkennt, könnte auf dem Weg eine digitale Gesellschafterversammlung in der Satzung aufgenommen werden.

Fact

Neuerungen durch das neue “Gesetz zur Abmilderung der Folgen von COVID-19 im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht”

  • §48 Absatz 2 GmbHG wurde insofern abgeändert, dass Beschlussfassungen ohne das Einverständnis sämtlicher Gesellschafter getroffen werden können.

So kann die digitale Gesellschafterversammlung in der Satzung als rechtmäßiges Instrument zur Beschlussfassung verankert werden.

Vereine

Vereinsmitglieder mussten bisher gemäß §32 BGB bei Mitgliederversammlungen präsent sein, um ihr Stimmrecht ausüben zu dürfen.

Durch das neue “Gesetz zur Abmilderung der Folgen von COVID-19 im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht” wird festgelegt, dass der virtuelle Mitgliederversammlungen mit der Zuschaltung des Vorstands und der Mitglieder möglich ist.

Mitglieder können zudem ihre Stimmen im Vorfeld per Brief, E-Mail oder Fax abgeben.

Ablauf einer virtuellen Hauptversammlung

Wie können Sie Ihre online Versammlung durchführen? Wie nehmen Mitglieder an einer digitalen Versammlung teil?

Unser Expertise liegt in der Video- und Filmproduktion. Um unseren Kunden daher eine professionell durchgeführte virtuelle Konferenz bieten zu können, arbeiten wir mit Partnern zusammen, die jahrelange Erfahrung in der Durchführung von Präsenz- und Online Versammlungen haben.

Unsere Partner stellen das Einladungs- und Anmeldemanagement, sowie die Plattform. Wir, die Mainfilm Filmproduktion Frankfurt, übernehmen dann den Teil der Live Streaming Produktion.

Das bedeutet, dass sich das Unternehmen um nichts kümmern muss und die Organisation von dem Einladungs- und Anmeldemanagement bis zum Live Streaming durch die Filmproduktion und unsere Partner übernommen wird.

Nach der Versammlung stellen wir dem Veranstalter dann den Mitschnitt bereit.

Schritt 1: Das Einladungs- und Anmeldemanagement

Die Teilnehmerliste wird übergeben und von unserem Partner importiert und verwaltet. Dann werden bis spätestens 20 Tage vor der Versammlung personalisierte Einladungen per E-Mail oder Post verschickt. In der Einladung ist ein Link zur Online-Anmeldung und ein persönlicher Login Code enthalten.

Mit diesem können sich die eingeladenen Gäste auf einer individuell eingerichteten Seite für die Versammlung anmelden. Hier können auch zuvor definierte Daten abgefragt werden und Angaben zu Vertretern gemacht werden. Des Weiteren können für die Versammlung nützliche Inhalte zum Download bereit gestellt und statische Informationen zur Versammlung angezeigt werden.

Um das Wahlrecht per Handy ausüben zu können, müssen die Personendaten mit der Handynummer validiert werden.

Im letzten Teil des Anmeldeprozesses wird die Anmeldung zur virtuellen Versammlung per E-Mail bestätigt mit einem Link zum Livestream und den persönlichen Zugangsdaten zur online Versammlung (Check-In Code).

Dann wird ein Abstimmungs Token per SMS an die angegebene Handynummer versendet. Wenn dieses bestätigt wird, wird die Nummer im System registriert und die Gewichtung der Stimme der Nummer zugeteilt. Die Abstimmung später bleibt trotzdem anonym.

Schritt 2: Der Online Zutritt und die Durchführung der Wahlen

Bei definierten Wahlen wird zuvor ein Wahlzettel angefertigt und in einer virtuellen Wahlkabine hinterlegt. Die aus dem letzten Schritt validierten Abstimmungs-Token werden aus dem Einladungs- und Anmeldemanagement exportiert und in diese Wahlkabinen hochgeladen, sodass die Abstimmungen durchgeführt werden können.

Wenn dies geschehen ist, wird eine Testwahl durchgeführt um herauszufinden, ob alles reibungslos funktioniert. Letztendlich folgt bei Zufriedenheit die Abnahme durch den Wahlleiter.

Fact

Die Teilnehmer können am Versammlungstag:

  • der Online Versammlung mit ihren Zugangsdaten beitreten
  • den Livestream verfolgen
  • und zum gegebenen Zeitpunkt in die Online-Wahlkabine eintreten und ihre Stimme abgeben. Optional kann die Wahlkabine auch schon vor dem eigentlichen Versammlungstag geöffnet sein.

Zusätzlich können Aktionäre auch spontane Fragen stellen und so auf das Geschehen eingehen. Unsere Produktion setzt bei einer virtuellen Versammlung auf zwei Vorgehensweisen zur digitalen Fragenbeantwortung.

Schritt 3: Die Live Streaming Produktion

Um ein professionelles Auftreten der Gesellschaft zu wahren, ist eine qualitativ hochwertige Übertragung von Ton und Bild Pflicht. Um hier auf der richtigen Seite zu stehen und Vorteile maximal zu nutzen, sollten Sie auf den richtigen Live Streaming Anbieter setzen.

Für DSGVO konforme Übertragungen greift Mainfilm ausschließlich auf deutsche Server zurück.

Zu Beginn der Produktion stellt sich die Frage, von wo die Versammlung übertragen werden soll. Hier können die eigenen Räumlichkeiten der Firma oder externe Räume genutzt werden. Wir bei der Mainfilm Filmproduktion Frankfurt bieten unseren Kunden nach Bedarf ein eingerichtetes Studio mit Hintergründen im Corporate Design an.

Sollten Verantwortliche nicht an einem Ort zusammenkommen können, bieten wir auch eine Remote Produktion. So können wir eine für den Verantwortlichen einfache professionelle Übertragung realisieren, auch wenn wir nicht vor Ort sind.

Bezüglich der eingesetzten Technik richten wir uns nach den individuellen Anforderungen und dem vorhandenen Budget unserer Kunden, um die optimale technische Begleitung bereit zu stellen.

Expertenwissen:

Eine einzelne Kamera wäre sehr undynamisch und die Zuschauer würden schnell das Interesse verlieren. Daher empfehlen wir im Regelfall 2-3 Kameraeinstellungen.

  1. Kameraeinstellung: eine fängt die Totale ein. Diese zeigt alle anwesenden Verantwortlichen in der Szenerie
  2. Kameraeinstellung: der aktuelle Redner wird aus der Halbnahen Einstellung gezeigt. Das bedeutet, die Zuschauer sehen ihn bis zur Gürtellinie.
  3. Kameraeinstellung: der aktuelle Redner wird aus der Nähe gezeigt. Diese Einstellung ist bei der Darstellung von Emotionen sehr wirksam.

Generell nutzen wir als Live Streaming Anbieter Arri Amira Kameras. Diese werde normalerweise für Kinoproduktionen verwendet und bieten den Vorteil einer simultanen Farbanpassung während der Übertragung. Der Stream erhält so einen schönen Look und Schlüsselpersonen des Unternehmens können im besten Licht dargestellt werden. Wir liefern auch alles Weitere wie Licht- und Tontechnik.

Damit die Live Streaming Übertragung reibungslos und störungsfrei abläuft, können wir diese beim Upload mit drei unabhängigen Internetlösungen sichern: 

    1. Satelliten Uplink
    2. 5G Modem und 
    3. SNG 

Zusätzlich kann unser Ü-Wagen, indem die mobile Regie verbaut ist, für das worst-case-Szenario durch ein Aggregat mit Notstrom versorgt werden.

Expertenwissen:

Bei Bedarf können wir eine multilinguale und eine barrierefreie Übertragung bereitstellen. Dies erreichen wir dank simultaner Remote Übersetzung  und Live Untertitelung.

Remote Produktion

Wie kann ich als Verantwortlicher am besten dargestellt werden, wenn ich nicht an der Versammlung teilnehmen kann?

Die Mainfilm Filmproduktion Frankfurt bietet auch Remote Produktion an. Somit können von jedem Ort der Welt professionell Schalten durchgeführt werden. Sie benötigen dafür keine Vorerfahrung mit eine Videokamera, lediglich einen Internetanschluss. 

Definition

Die Remote Produktion ist eine Videoproduktion, die das Aufnehmen verschiedener Videoformate wie z.B. das Live Streaming ohne Filmteam vor Ort ermöglicht.

Die Verantwortlichen mit Redeanteil können somit standesgemäß zugeschaltet werden, ohne die Qualitätsverluste einer Webcam, wie wir es Zoom Meetings kennen.

Schritt 1: Das Erhalten und Aufbau des Technik Setups

Mainfilm verschickt das Technik Setup per Post zu dem Verantwortlichen. Dieser erhält eine App, über die ein Support Techniker per live Video den Aufbau des Setups Schritt für Schritt begleitet.

Anleitung des Technik Setups für eine Remote Live Streaming Produktion:
1.

Montieren Sie die Kamera auf ein Stativ.

2.

Stecken Sie das Stromkabel ein.

3.

Stecken Sie das BNC Kabel* ein und verbinde es mit dem Streaming Modul.

4.

Schließen Sie für eine Internetverbindung das Lan Kabel an das Streaming Modul an.

5.

Verbinden Sie das Streaming Modul mit dem Laptop durch ein USB Kabel.

Für eine gute Tonqualität liefern wir auch ein Ansteckmikrofon mit.

Je nachdem, welches Budget zur Verfügung steht, kann zwischen folgenden Kameras entschieden werden:

  • Alexa Mini
  • ARRI Amira
  • Canon 5D Mark 4
  • Black Magic Micro Studio
  • Go Pro

Schritt 2: Die Remote Live Streaming Produktion

Sobald die Kamera mit dem Streaming Modul verbunden ist wird das Signal in unsere Remote Regie übertragen. Wir prüfen dann das Kamerabild und unser Technik Support führt ggf. Anpassungen durch.

Aus der Regie können wir während Ihrer Übertragung nach Bedarf PowerPoint Folien, Grafiken, zusätzliche Videos und weitere Einspieler einfügen lassen.

Während Sie ihren Vortrag halten kümmert sich der Technik Support um die reibungslose Übertragung in bester Bild und Tonqualität.